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34 SCHWERPUNKT DOKuMENTENMANAgEMENT Hauser entwickelt und produziert innovative, energieeffiziente Kühlmöbel an die DMSLösung angebunden werden. Damit lassen sich Dokumente aus infor jederzeit in das KendoxArchiv übernehmen. Andererseits ist InfoShare eine moderne, auf .NETTechnologie entwickelte Standardlösung mit einem guten Preis/Leistungsverhältnis. Darüber hinaus kann man das System und auch das Archiv mit Microsoft Share Point Server kombinieren. So ist der Zugriff auf das DMS auch über das Intra oder Internet möglich“, beschreibt Stadlbauer die Vorteile. „Nicht zuletzt profitieren wir von unserem regionalen Partner, der hohe Kompetenz und raschen Service bereitstellt.“ Zentrale Dokumentenverwaltung Nach der Installation der Lösung wurden zuerst die Key User bei Hauser in Workshops geschult. Dabei wurden auch individuelle Vorgaben wie Benutzermasken, Berechtigungen, Protokollierungsmechanismen, Aktenbildung oder Aufbewahrungsfristen der Dokumente festgelegt. Im nächsten Schritt wurden sämtliche Eingangs und Ausgangsrechnungen, Buchungs und Bankbelege sowie Bestellungen in das neue DMSSystem migriert. Den rund 65 Usern bei Hauser steht nun ein effizientes Werkzeug zur Verwaltung der Geschäftsprozesse und Dokumente im Rechnungs und Belegwesen zur Verfü MIDRANGE MAgAZIN · 07/2011 gung. Das System automatisiert sämtliche relevanten Workflows, beispielsweise Zahlungsvorschlag, Verwaltung von Eingangs und Ausgangsrechnungen sowie Belege für die Auftragserfassung und bestellung, aber auch Finanzamtsoder Krankenkassendokumente. Auch die betroffenen Dokumente des Produktionsstandorts in Kaplice sowie des deutschen Servicepartners können nun zentral gespeichert, bearbeitet und archiviert werden. Zur Einhaltung der strengenDatenaufbewahrungsauflagen wurden das KendoxArchiv sowie ein IBM System Storage DR550 an das DMSSystem angebunden. Durch diese erweiterte Datenspeichermanagement Technologie kann eine nicht löschbare und nicht wieder beschreibbare Datenspeicherung eingerichtet werden. „Damit liefert das System auch eine sichere und Compliancegemäße Archivierung unserer Daten“, erläutert Stadlbauer. DMS als Wettbewerbsvorteil Mit dem zentralen Zugriff und der einheitlichen Verwaltung sämtlicher Rechnungsdokumente und Belege spart Hauser vor allem Zeit und wertvolle Ressourcen. Die DMSLösung entlastet alle Mitarbeiter, die relevante Dokumente benötigen, denn Suche, Zugriff, Ablage und auch Bearbeitung laufen schneller und einfacher als bisher ab. Beispielsweise können Rechnungen in Zukunft als signiertes PDF verschickt werden. Aber nicht nur in der Zentrale in Linz, sondern auch in den Produktions und Vertriebstandorten stehen die Belege auf Knopfdruck zur Verfügung, wodurch sämtliche damit verbundenen Prozesse – etwa die Bearbeitung von Produktions oder Serviceaufträgen – ebenfalls rascher abgewickelt werden können. Zusätzlich lassen sich auch Ordner und Papier sowie Kopier und Druckkosten reduzieren. „Das DMS System bringt neben den Effizienzgewinnen auch einen Wettbewerbsvorteil. Durch kürzere Informationswege und beschleunigte Prozesse haben wir nun mehr Zeit und Ressourcen für unsere Kunden, können etwa rascher Auskunft zu Aufträgen geben, Bestellungen schneller bearbeiten oder Rechnungsläufe einfacher nachverfolgen“, zieht Stadlbauer Bilanz. „Zukünftig könnte Die Hauser Zentrale am Standort Linz das DMS auch als WorkflowTool zur Rechnungsfreigabe eingesetzt werden. Außerdem wollen wir die Standorte, v. a. das Produktionswerk in Kaplice und die Standorte in Tschechien noch stärker in das System einbinden“, blickt Stadlbauer voraus. Georg Dutzi ó Kendox Ag, Oberriet Sg (CH) www.kendox.com
SPEZIAL 07 2011 Sonderteil 100 Jahre IBM +++ Sonderteil 100 Jahre IBM 100 Jahre Ein spezieller Lebenslauf Big Blue Immer innovativ
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