der gemeinderat Juli/August 2021

Technik & Innovation
Moderne Verwaltung
Technik & Innovation
Baugenehmigungsverfahren werden
durch das Zusammenspiel vieler Akteure
komplex. Jeder Weg zur Vereinfachung
sollte daher genutzt werden.
DER AUTOR
Thilo Schuster ist Experte für digitale
Baugenehmigungsverfahren und
geschäftsführender Gesellschafter der
cit GmbH aus Dettingen/Teck.
Bauanträge
Virtuell unterschreiben
Digitale Bauanträge stehen ganz oben auf der Wunschliste von Bürgern und
Verwaltungen gleichermaßen. Die entsprechenden Signaturen sind heute
einfach und praxistauglich und machen die Kommunikation rechtssicher.
Kaum ein Antragsverfahren in der
kommunalen Verwaltung steht
dauerhaft derart im Rampenlicht
wie das Baugenehmigungsverfahren. Es
wird oft als besonders langwierig wahrgenommen.
Ein Grund dafür ist seine
Komplexität mit vielen Akteuren innerhalb
und außerhalb
der Verwaltung. Bauherrn,
Architekten und Planer,
Statiker, Gutachter und andere Externe
müssen mit verschiedenen verwaltungsinternen
Stellen wie dem Bauamt, dem
Denkmalschutz, der Wasserwirtschaft
und vielen mehr auf der Basis umfangreicher
Unterlagen zusammenarbeiten.
Mit einem digitalen Bauantrag und der
vollständig digitalen Zusammenarbeit
aller Beteiligten im sogenannten Virtuellen
Bauamt kann der Genehmigungsprozess
deutlich beschleunigt und für alle
sowohl transparenter als auch effizienter
werden. Für den gewünschten Nutzen ist
eine volldigitale Aktenführung sinnvoll,
bei der alle Unterlagen von sämtlichen
Projektbeteiligten digital eingereicht und
falls nötig auch gleich digital signiert werden.
Die Vielzahl der Akteure erfordert
zudem ein Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit
und eine möglichst große
Bandbreite an unterstützten Verfahren,
um eine durch die Bauordnung vorgeschriebene
Schriftform zu erfüllen.
Für ausreichende Rechtssicherheit stellen
die Landesbauordnungen der einzelnen
Bundesländer für über das Virtuelle
Bauamt eingereichte Unterlagen leider
unterschiedliche Anforderungen an das
Schriftformerfordernis von Bauantrag
und Bauvorlagen.
Die Schriftform
kann in elektronischen
Antragsverfahren
auf unterschiedliche
Weise
hergestellt werden:
Möglich sind beispielsweise
die elektronische
Signatur, die Identifikation
über eID oder DE-Mail oder
auch ein Hybrid-Verfahren, bei dem neben
der digitalen Übermittlung von Unterlagen
ein handschriftlich signiertes
Formular – typischerweise der Mantelbogen
– auf dem Postweg eingereicht
wird. Letzteres kann jedoch allenfalls
eine Übergangslösung sein, da dieses
Vorgehen für die Behörde wieder zusätzliche
Arbeit durch ersetzendes Scannen
verursacht.
UNTERSCHIEDLICHE ERFORDERNISSE
Es werden drei Dokumentengruppen bei
der Einreichung unterschieden: Der eigentliche
Bauantrag ist in manchen Bundesländern
vom Entwurfsverfasser und
dem Bauherrn zu signieren. Dabei kann
der Bauherr durch den Entwurfsverfasser
mit Vollmacht vertreten werden. Alle
Bauvorlagen – das sind alle Unterlagen,
die zu einem Bauantrag gehören wie der
52 der gemeinderat 7 – 8/21
Foto: Adobe Stock/FrankBoston
Foto: SecuLution GmbH
Lageplan, die Baubeschreibung oder der
Standsicherheitsnachweis – sind je nach
Landesbauordnung vom Entwurfsverfasser
oder den jeweiligen Fachingenieuren
zu signieren. Schlussendlich muss die
Bauaufsichtsbehörde die Baugenehmigung
signieren.
SCHLECHTER RUF IST PASSÉ
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Der schlechte Ruf, der elektronischen Signaturen
aus den Anfangsjahren des Signaturgesetzes
Ende der 1990er-Jahre
noch anhaftet – sie seien kompliziert, benutzerunfreundlich
und teuer – ist heute
nicht mehr gerechtfertigt. Mit dem Inkrafttreten
der eIDAS-Verordnung am
1. Juli 2016 wurden Fernsignaturen möglich,
also die Beantragung beispielsweise
über Video-Identifikation oder per eID
des Personalausweises sowie elektronische
Siegel, die sich ideal für das Signieren
von Bescheiden eignen, da sie nicht
einzelnen Personen, sondern dem Amt
zugeordnet sind. Nutzungsbezogene Abrechnungsmodelle
machen die Beschaffung
von Zertifikaten für antragstellende
Personen obsolet.
Software wie der „SigningBroker“ der
Firma Governikus integrieren die Fernsignatur,
verschiedene Identifikationssysteme
und Abrechnungsmodelle zu einer
interessanten Gesamtlösung. Mit „Sign-
Me“ bietet die Bundesdruckerei ebenfalls
ein entsprechendes Produkt an.
SIGNATUR SORGFÄLTIG PRÜFEN
Die Echtheit der eingereichten Dokumente
ist besonders bei digitalen Bauanträgen
von enormer Wichtigkeit. Es ist
sinnvoll, bereits bei der Antragstellung
im Virtuellen Bauamt die Signaturen der
eingereichten Dokumente sorgfältig zu
prüfen und ungültige Signaturen gar
nicht erst zu akzeptieren. Auch die Weiterverarbeitung
und insbesondere die Bescheidung
müssen rechtssicher elektronisch
erfolgen. Weiterhin ist eine integrierte
Prüfung elektronischer Dokumentensignaturen
über den gesamten Prozess
hinweg sinnvoll, da insbesondere die
Cyberangriff ist nur eine Frage der Zeit
Benutzt auch Ihre Verwaltung einen Virenscanner?
Dann haben Sie etwas gemein mit allen
Unternehmen und Behörden, die in der Vergangenheit
Opfer einer Cyberattacke wurden.
Mindestens 100 deutsche Behörden erlitten in
den letzten sechs Jahren erfolgreiche Ransomware-Attacken,
wie eine Recherche von BR und
Zeit Online jetzt ergab. Dabei ist Ransomware
bloß eine von vielen Bedrohungen, gegen die
Virenscanner nur unvollständig schützen. Alle
infiltrierten Firmen und Behörden verwenden
ein Antivirusprodukt, das im Kern einen klassischen
Virenscanner verwendet. Das Problem:
Diese Produkte benötigen stetige Aktualisierungen,
um Bedrohungen zu erkennen. Hacker
optimieren ihre Schadsoftware jedoch so lange,
bis sie von keinem Antivirusprogramm mehr erkannt
wird – das Update kommt also oft zu spät.
Dabei gibt es eine sichere Alternative.
Echte Sicherheit kennenlernen
Während Virenscanner nur schädliche Programme
von einer Blacklist blockieren, beruht Whitelisting
auf dem gegensätzlichen Prinzip: Ausgeführt
wird nur bekannte, vertrauenswürdige Software.
Der Hersteller SecuLution hat sich auf diese
Technologie spezialisiert und garantiert den
Schutz vor jeglicher Schadsoftware schriftlich.
Dank automatisierter Prüfung der Software gegen die TrustLevel-Datenbank ersparen sich Admins
den bei Whitelists sonst üblichen Aufwand.
komplexeren Bauanträge von vielen Änderungen
und Nachträgen geprägt sind,
die ihrerseits auf Echtheit geprüft werden
müssen. Moderne Softwarelösungen zum
Virtuellen Bauamt wie „cit intelliForm
VBA“ tragen einer übergreifenden und
engmaschigen Prozesssteuerung Rechnung,
in der die Prüfung von Dokumentensignaturen
nahtlos eingebunden ist.
So bietet diese umfassenden Schutz vor
Missbrauch und sorgt mit klarer Dokumentation
für Rechtssicherheit. Bei Bedarf
kann eine Behörde das Prüfergebnis
durch nachgelagerte Verfahren intern
auswerten, um es genauer zu prüfen. Zudem
haben dann auch alle anderen Anwendungen
auf der Plattform die Möglichkeit,
Unterlagen rechtssicher entgegenzunehmen.
Kaum ein Verwaltungsprozess bietet
für sich genommen durch die Digitalisierung
so viel Potenzial zur Optimierung
wie der Baugenehmigungsprozess. Nicht
zuletzt deshalb wird seine Digitalisierung
bundesweit massiv vorangetrieben und
macht den papierbasierten Antrag zukünftig
zur Ausnahme. Thilo Schuster
Warum entscheidet sich nicht längst jeder IT-
Verantwortliche für Whitelisting? Schuld ist das
Vorurteil, Whitelisting sei aufwändig. Administratoren
gehen davon aus, die weiße Liste ständig
manuell pflegen zu müssen. Doch das ist nicht
der Fall: Die automatisierte Lösung SecuLution
Application Whitelisting lagert 99 Prozent des
Aufwands aus. Die SecuLution-Cloud bietet neben
Sicherheit auch Komfort. Jedes Programm
erhält binnen Millisekunden einen eindeutigen
TrustLevel. Somit hat Schadcode auf mit Secu-
Lution gesicherten Systemen keine Chance.
SecuLution GmbH
Alter Hellweg 6b
59457 Werl
Tel. 02922/9589-210
info@seculution.de
www.echte-sicherheit.de
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