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KANZLEI & PERSÖNLICHES Kanzleimanagement zusammenstellen kann. Das können die letzten Schreiben, das Geburtsdatum oder der Status der letzten Kanzleirechnung sein. Bei einem Anruf des Mandanten hätte der Mitarbeiter diese Informationen dann direkt und automatisch im Blick. In einem Dokument der Datev heißt es, dass in Kanzleien noch immer durchschnittlich 80 Prozent der Informationen in Akten und Papierdokumenten verwaltet werden. Das kann auch Doris Huber, Leiterin Mediensales bei Agenda, bestätigen: „Die ersten Kundenwünsche zur Digitalisierung werden jetzt vermehrt an uns herangetragen.“ Wie weit die Digitalisierung greift, mag von Kanzlei zu Kanzlei variieren. Doch Ziel aller DMS-Systeme ist, jeden Arbeitsablauf, der zuvor auf Papier durch die Kanzlei gereicht wurde, nun im Rechner zu erledigen. Dabei sollte die Software die Prozesse nach den Wünschen seiner Nutzer abbilden. Die Möglichkeiten der individuellen Konfiguration sind vor einer Investitionsentscheidung genau zu prüfen. So wurde das Programm Law Firm beispielsweise seit Mitte der 90er-Jahre mit dem Wissen von Anwälten aus einer Anwaltskanzlei heraus entwickelt. Das Kölner Unternehmen ist nach eigenen Angaben heute schätzungsweise die Nummer fünf in seinem Software- Segment. Mit dem Programm erhält jeder Anwalt auf dem Monitor seine individuelle Aufgabenliste. In dem Fenster sieht er alle Wiedervorlagen, Terminsachen, Rückrufwünsche für den Tag. Aufgaben kann ein Mitarbeiter an den anderen weiterreichen, mit Bearbeitungsvermerken und beim Ausdruck von Dokumenten mit Stempeln versehen, ganz wie man es aus der „Papier-Welt“ kennt. So lassen sich Abläufe für bestimmte Vorgänge in der Kanzlei festlegen. Ist ein Mitarbeiter krank, muss niemand auf dessen Schreibtisch wühlen, sondern findet den aktuellen Bearbeitungsstand auf dem Server. „Auch die Suche nach Akten Dirk Kunde ist Diplom-Volkswirt und betreibt das JournalistenbüroTextkunde in Hamburg. Seine Schwerpunkte bilden die digitale Wirtschaft sowie nutzwertorientierte Geldthemen. E-Mail: kunde@textkunde.de oder lange Aktenlaufzeiten haben sich damit erledigt“, sagt Peter Schwindling, Leiter der Software-Entwicklung bei Kanzleirechner.de mit Sitz in Köln. Beim Bearbeiten der einzelnen Dokumente kann der Anwalt – getrennt nach Akten – seine Zeiten erfassen, was die spätere Rechnungserstellung vereinfacht. Digital aufgezeichnete Diktate lassen sich von einer gesonderten Spracherkennungs- Software in Textdokumente umsetzen, das Sekretariat muss dann nur noch die Fehlerkontrolle und Formatierung übernehmen. Wer die Erkennungs-Software nicht einsetzt, schickt die Diktat-Datei per Knopfdruck an das Sekretariat und der Text wird manuell im System getippt. Wesentlicher Vorteil der Dokumentenmanagementsysteme ist die ständige und schnelle Verfügbarkeit aller Daten, die auf dem Kanzleiserver oder im Internet liegen. „Es kann beispielsweise in der Finanzbuchhaltung jeder Buchungssatz mit dem zugrunde liegenden Beleg im Dokumentenmanagementsystem verknüpft und per Mausklick angezeigt werden“, sagt Carsten Priesel, Bereichsleiter Marketing bei Stollfuß Medien in Bonn. Ein Beleg wird in der Kanzlei gescannt und dann mit einer entsprechenden Software „gelesen“, die zwischen Rechnungsnummer, Datum und Summe unterscheidet. Jeder Wert wird einem Feld zugeordnet und die Buchung automatisch vorgeschlagen. Der Mitarbeiter muss nur noch kontrollieren, ob die Buchung korrekt umgesetzt wurde. Jeder Vorgang und jedes Dokument kann der Nutzer für das spätere Auffinden mit Schlagworten versehen. Briefe sind mit Vorlagen für die Formatierung, aber auch mit Textbausteinen hinterlegt. Damit lassen sie sich schneller erstellen und auch innerhalb einer Kanzlei einheitlich gestalten. Der Funktionsumfang der Software-Lösungen ist von Anbieter zu Anbieter höchst unterschiedlich. Eine Grundversion des Dokumentenmanagements umfasst heute jede Kanzleilösung, etwa die Eigenorganisation der Datev, die eine Dokumentenverwaltung enthält. Doch wer alle Abläufe digitalisieren möchte, auf eine Volltextsuche Wert legt und ein revisionssicheres Archiv benötigt, muss zusätzlich Datev DMS Classic nutzen. Für die Kanzleileitung stellt sich die Frage, ob sie eine Lösung ihres bisherigen Anbieters favorisieren soll oder zu einem DMS-Experten wechselt. Der bisherige Anbieter kennt die Abläufe und den Alltag in Kanzleien möglicherweise besser, ein DMS-Spezialist dürfte deutlich mehr Funktionen in seiner Software integriert haben. Rechtsanwalt Göddecke vermisst bei seiner Software beispielsweise den Brückenschlag zum Kanzleimarketing. Sicher nicht für jeden ein Thema, aber er würde gern Ereignisse im System hinterlegen, die eine Aktivität auslösen. „Sobald ein unternehmerisch tätiger Mandant 60 wird, könnte uns das System informieren, und wir haben die Möglichkeit, ihn zum Thema Unternehmensnachfolge anzusprechen. Da lassen sich bestimmt noch mehr Anlässe definieren“, sagt Göddecke. „Wenn man für durchschnittlich 200 Mandanten zehn Jahre lang alle Unterlagen archiviert, wird schnell eine eigene ‚Serverfarm‘ notwendig.“ Martin Moser, Aufsichtsratsvorsitzender der HMD Software AG, Andechs (Bayern) Bei aller Vereinfachung durch Dokumentenmanagementsysteme sollten die Anwender das Thema Datensicherung nicht aus den Augen verlieren. Nur wenn regelmäßige Sicherungen gemacht werden, die sich auch problemlos wieder in das System einspielen lassen, kann damit das Geschäft betrieben werden. Regelmäßig heißt in diesem Fall täglich, denn wenn nur von einem Tag Schreiben, Belege, Diktate, Telefonnotizen und Mails fehlen, kann das fatale Folgen haben. „Bei unserer Kanzleilösung für Steuerberater wird das integrierte DMS-System einfach im Rahmen der allgemeinen Sicherung der Programmdaten mit erfasst. Bei der Online-Nutzung der Programme, also der ASP-Lösung, übernehmen wir die Datensicherung für unsere Kunden“, sagt Carsten Priesel von Stollfuß Medien. Die Daten des Dokumentenmanagementsystems liegen in der Regel nur auf dem Kanzlei- Server, der über Backups gesichert wird. Bei der HMD Software-Lösung liegt automatisch auch eine Kopie auf dem Web-Server. Für Kanzleien, die bereits ASP-Lösungen nutzen – hier liegen Daten und Software in einem Rechenzentrum –, ist die tägliche Datensicherung meist Teil des Vertrags. Damit sollten laufende Vorgänge und Archiv stets gesichert sein. Aber es kann nicht schaden, von Zeit zu Zeit einen Datenträger mit Sicherungskopien außerhalb der Kanzlei zu deponieren. 50 SteuerConsultant 2 _ 10 www.steuer-consultant.de
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