a un eventuel controle sur place de la cnil - L'Afcdp

6.4. L’importance de l’accueilIl n’est qu’une occasion de faire une bonne « première impression »… les auditions ont montré que certainesvisites étaient parties sur de fort mauvaises bases, suite à un accueil que les agents habilités avaient peu goûté.Il peut être utile que les personnels d’accueil aient été sensibilisés aux procédures des missions de contrôle de laCNIL.Il est nécessaire que la liste des interlocuteurs concernés en cas de visite de la CNIL ait été pré établie et que lepersonnel d’accueil soit en possession de la fonction et des coordonnées de ces interlocuteurs et de la méthodequi est privilégiée pour les joindre.A l’arrivée des agents de la CNIL, le personnel d’accueil se trouve face à des personnes étrangères à l’entreprisequi se présentent en tant qu’agents de la CNIL et demandent à pénétrer sur le site, le plus souvent sans y êtreattendus, afin d’effectuer des vérifications sur place.Il sera demandé, quelles que soient les circonstances, d’accueillir courtoisement les représentants de la CNIL.Le personnel d’accueil doit informer sans attendre le responsable désigné du site, ou l’un de ses représentants. Siles représentants de la CNIL demandent à ce stade à rencontrer une personne dénommée, cette information devralui être précisée.Si les bureaux ne sont pas ouverts, les consignes devront préciser que :• le chef de mission de la CNIL doit en être informé et invité à patienter en attendant l’arrivée rapide duresponsable du site ou de son représentant ;• la procédure de vérification de l’identité des agents présents pourrait néanmoins être poursuivie.Les contrôles à ce stade devant simplement permettre de vérifier l’identité des agents et de s’assurer qu’iesfigurent sur la lettre de mission, ce qui les autorise à pouvoir entrer dans les locaux ; le personnel d’accueildevrait donc demander la présentation d’une pièce d’identité, de la carte professionnelle et de la lettre demission.L'entreprise est fondée à mettre en place un traitement d'accueil des visiteurs, qui lui-même doit être conforme àla loi Informatique et Libertés (Figure-t-il sur votre inventaire des traitements ?). De ce point de vue si lesprocessus prévoient habituellement qu'une pièce d'identité soit montrée; l'usage de conserver la pièce d'identitéest probablement excessif… et est considéré comme tel par les agents de la CNIL, qui le soulignent dans leprocès-verbal.En cas de difficultés dans ces contrôles, les consignes seront :• d’en informer le responsable désigné pour le site ;• et d’attendre ses instructions.Une fois ces vérifications réalisées et les agents de la CNIL éventuellement munis des documents (badge ouautres) leur permettant de circuler dans les locaux, ils seront confiés aux soins du responsable du site ou de sonreprésentant pour les accompagner. Ils ne seront jamais laissés seuls dans leur déplacement à l’intérieur deslocaux. Les conditions particulières de restitution des badges leur seront précisées.Leurs heures d’arrivée et de départ seront soigneusement consignées.6.5. Consignes pour le responsable des lieuxIl est indispensable que le responsable des lieux ait été sensibilisé aux procédures des missions de contrôle de laCNIL.Ce responsable doit disposer d’une liste d’interlocuteurs privilégiés (CIL, Direction juridique, etc.) qui pourrontle guider.Le responsable des lieux ou son représentant, sera chargé d’accueillir et d’accompagner les agents de la CNIL àleur arrivée et tout au long de la mission de contrôle.Dès qu’il est informé par le personnel d’accueil, il doit prévenir la liste des personnes désignées dans et selon laprocédure interne.Page 38 sur 82AFCDP, Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnelwww.afcdp.net