a un eventuel controle sur place de la cnil - L'Afcdp

Personnels d’accueil : Chargé des procédures de contrôle d’accès au siteReprésentant du responsable du traitement (responsable du site, membre de la Direction juridique) :Durant toute la durée du contrôle sur place, il est responsable du bon déroulement de la mission. Il veilleégalement au respect des intérêts de son entreprise.Personnels techniques informaticiens : Ils mettent leurs compétences au service du représentant du responsabledu traitement, et l’aident à répondre aux demandes des agents habilités (notamment pour fournir des copies dedonnées liées aux traitements objet du contrôle, pour accéder aux systèmes, pour manipuler un poste de travail,pour commenter un applicatif, etc.).Personnel métiers : Ils mettent leurs compétences au service du représentant du responsable du traitement, etl’aident à répondre aux demandes des agents habilités (exemple ; responsable marketing, responsable relationsclientèle, DRH, etc.).Direction Juridique : Elle apporte son support au représentant du responsable du traitement durant toute ladurée du contrôle.Correspondant Informatique & Libertés : Il apporte son support au représentant du responsable du traitementdurant toute la durée du contrôle.L’une de ces personnes tiendra un journal (en mode « chrono ») du déroulement intégral du contrôle (le« scribe ») :• heures d’arrivées et de départs journaliers des contrôleurs,• toutes leurs demandes,• les réponses ou les moyens mis a disposition,• les documents communiqués,• les copies faites,• la transcription des entretiens 51 ,• la liste des locaux visités,• les applications accédées, etc.Cette prise de note est factuelle (elle ne comporte pas d’appréciation ni de jugement de valeur).Le choix des personnes à mobiliser se fait principalement en fonction de la teneur de l’ordre de mission. Lafonction des agents y est indiquée. Cette information permet de « sélectionner » les compétences à mettre en face(informaticiens, juristes, etc.).Dans le cas fort fréquent où les agents se dispersent sur le site, on veillera à ce que chacun d’entre eux soitaccompagné et que cet « accompagnateur » prenne à son compte ce rôle de scribe.Cela signifie que l’organisme contrôlé doit mobiliser un nombre de collaborateurs au moins égal au nombred’agents de la CNIL.10. Inventaire des pièces demandées par les agentsLa CNIL indique clairement sur son site Web qu’une mission de contrôle « vise prioritairement à obtenir copiedu maximum d’informations, techniques et juridiques, pour apprécier les conditions dans lesquelles sont mis enœuvre des traitements informatiques ».Lors du contrôle, la délégation peut recueillir, sur place tout renseignement et toute « justification utile ».51 Les discussions avec les agents de la CNIL ne sont pas retranscrites dans le Procès-verbal (au contraire des contrôles effectués par laDGCCRF).Page 45 sur 82AFCDP, Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnelwww.afcdp.net