download

13.3.2. Korespondensi Niaga dan Perkantoran
Di dalam buku ini digunakan istilah surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran. Jika
diperinci lebih lanjut, sebenarnya setidaknya masih ada lagi yang disebut surat resmi dan
surat dinas. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau
perusahaan dan lembaga yang isinya berhubungan dengan jabatan, tugas dan wewenang
dari pihak yang menulis surat. Surat dinas adalah surat yang isinya berhubungan dengan
masalah administrasi pemerintahan, dibuat oleh instansi pemerintah berkenaan dengan
wewenangnya dan ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai hubungan dengannya. Surat
perkantoran di dalam buku ini mencakup surat resmi dan surat dinas.
Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang dilakukan oleh perusahaan
atau badan usaha lain seperti dealer (agen penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi
dan sebagainya. Surat niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha
yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga merupakan utusan
bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam menjalin kerja sama dengan mitra
bisnisnya dalam kerangka kegiatan bisnis yang dilakukannya.
Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat permintaan penawaran, surat
pesanan, surat penagihan, surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi,
surat rekomendasi, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan,
surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat tuntutan, surat tugas,
surat kuasa dan lain-lain. Di antara jenis-jenis surat tersebut, ada yang bersifat tumpang
tindih dan ini sudah lazim karena sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat
lamaran kerja dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat perkantoran,
dan contohnya akan dimuat di dalam bab ini.
Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat perkantoran masih banyak
yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi
di samping itu, ada juga yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai
sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak dilakukan orang.
Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan surat perkantoran
yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma nama alamat serta sebagian
dari isi bersifat fiktif.
366