download

238
tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu dilaksanakan dengan
menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan
tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.
Peranan sekretaris pada jenjang mana pun, umumnya adalah sama yakni, sebagai
pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi.
Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu
pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.
Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin
mempersiapkan tersedianya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas
pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan
maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi
tersebut.
Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya.
Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat,
mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat
dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau dengan perkataan tujuan
dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.
Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung
pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu
menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan
masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau
masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang
akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang
dipimpinnya.
Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis
besar maka peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci
dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang
sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri.
Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris di bidang pelayanan kantor.
a. Menyelenggarakan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti
menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.
c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi.
e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos dan
lain-lain.
Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal
c. Mengatur jamuan antarpejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk
acara tukar menukar kenangan.
d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
f. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.
Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas
sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.