download

kerja sama antara unit-unit yang memelihara arsip sampai kepada orang yang
mempergunakan arsip itu.
Kedudukan dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi, mempunyai peranan yang
sangat penting. Karena semua permasalahan penting di kantor dapat ditemukan pada
organisasi kearsipan. Organisasi kearsipan merupakan otak atau alat pengingat dalam
segala urusan penting di kantor. Dengan demikian organisasi harus dikelola dengan
baik, sehingga semakin terjamin kelancaran kerja dari organisasi tersebut.
Adapun pekerjaan kearsipan tersebut mencakup empat macam, yaitu:
1. Menyimpan arsip/warkat
2. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/ warkat
3. Penemuan kembali arsip/warkat
4. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat
11.1.7 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya
Dalam suatu organisasi kantor berbagai problematika kearsipan sering kali muncul
sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menyurat di lingkungan
kantor itu sendiri. Beberapa ahli berpendapat tentang masalah-masalah yang ada kaitannya
dengan kearsipan.
1. Menurut Moekijat masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi
kearsipan yaitu:
a. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan
yang tidak jelas
c. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
d. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
e. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan
menghapuskan warkat-warkat
f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam
atau pengembaliannya
2. Menurut E. Martono masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara
lain:
a. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
b. Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan
data
c. Warkat setiap hari selalu bertambah
d. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
f. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih
3. Menurut The Liang Gie masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang pada
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut:
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat
yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi
b. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi
lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan
287