download

11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
Tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh unit kearsipan dalam
suatu organisasi. Ada empat tugas pokok kearsipan yaitu:
1. Menyimpan Berkas Surat Dinas. Seluruh surat dinas harus disimpan di tempat yang
aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang apabila sesuatu
arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
2. Pemeliharaan dan Pengendalian Berkas Surat Dinas. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan
dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak
filing cabinet dan lain-lainya. Selain melakukan pemeliharaan, kearsipan harus mampu
mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu
sehingga arsip benar-benar terkendali.
3. Penyusutan dan Pemusnahan Berkas. Penyusutan adalah proses pengurungan atau
pemindahan arsip aktif ke arsif pasif serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).
4. Penemuan Kembali Berkas Surat/Dokumen. Dengan menggunakan sistem kearsipan
yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian
pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
11.3.1 Penyortiran Surat atau Dokumen
Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat/dokumen mempunyai 3 tujuan, yaitu:
1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk
2. Untuk menentukan prioritas penanganannya
3. Untuk mempermudah pengawasan
Penyortiran surat/dokumen dilakukan oleh petugas penerima surat di loket
penerimaan surat masuk. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai tugas-tugas dari petugas
penerima surat.
Ada 3 tugas yang harus dilakukan oleh petugas penerima surat, yaitu:
1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekretaris atau pimpinan
3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting dan
surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat diketahui dengan cara:
a. Meneliti sumber surat dari nama pengirim
b. Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan)
300
Untuk pemisahan surat-surat diperlukan suatu alat yang disebut kotak sortir. Kota
sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu kantor, dimana tiap kotak
diberi kode/nama masing-masing unit, misalnya bagian keuangan, bagian perencanaan,
bagian kepegawaian dan lain-lain. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian keuangan
dimasukkan ke dalam kotak sortir bagian keuangan, surat yang ditujukan kepada bagian
perencanaan dimasukkan ke dalam sortir bagian perencanaan dan seterusnya.
Khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan surat
tertutup lainnya diberi stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian
belakang.