download
download
download
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
302<br />
2. Surat masuk yang dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan/<br />
kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan<br />
pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi<br />
3 Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/<br />
kepala tata usaha, selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses<br />
sesuai dengan disposisi.<br />
Contoh lembar disposisi:<br />
INDEKS: . . . . . . . . . . . . . . . . TANGGAL PENYELESAIAN . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
DARI : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
PERIHAL : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
TGL. NASKAH DINAS : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
NO. NASKAH DINAS : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .<br />
INSTRUKSI/INFORMASI *) DITERUSKAN KEPADA<br />
*) Coret yang tidak perlu<br />
Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang bersifat rutin atau insidental,<br />
biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang<br />
ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor.<br />
Syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam yaitu:<br />
1. Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal-hal yang perlu ditambahkan<br />
atau dikurangi, maupun terdapat kejanggalan<br />
2. Mengagendakan surat<br />
3. Mengetik konsep surat<br />
4. Penandatangan surat<br />
5. Pemberian cap dinas<br />
6. Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan surat<br />
11.3.3 Prosedur Distribusi<br />
Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu prosedur distribusi<br />
internal dan prosedur distribusi eksternal. Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 8<br />
kegiatan, yaitu:<br />
1. Penerimaan<br />
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara:<br />
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk<br />
b. Meneliti ketepatan alamat pengirim<br />
c. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya<br />
d. Menandatangani bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah<br />
diterima
Change language