download

a) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
b) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
c) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci 2007, guide
Oktober dan folder 30.
3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitu sistem kearsipan
yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Sistem ini banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang mempunyai cabang/
perwakilan di beberapa daerah.
Kelebihan sistem wilayah adalah:
a. Apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan
b. Apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui
Kelemaan sistem wilayah adalah:
a. Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan
tentang letak geografis
b. Di dalam surat/warkat tidak menulis alamat secara lengkap, sehingga
menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/
wilayah
c. Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah,
karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan
perwakilan
a. Perlengkapan dan peralatan arsip
1) Filing Cabinet, jumlah lci yang dibutuhkan tergantung wilayah yang akan
dijadikan pokok maslah
2) Guide, banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, apabila sistem
wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal maka guide dibutuhkan 12 buah
(1 tahun = 12 bulan) dan apabila sistem wilayah dibantu dengan sistem
abjad maka diperlukan 26 buah
3) Map folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian di wilayah itu
4) Kartu indeks, untuk membatat data/keterangan yang terdapat dalam surat,
disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kembali surat-surat
5) Rak sortir, uantuk menyortir surat-surat yang akan disimpan
6) Lemari/rak kartu indeks
b. Menyusun daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayah Pemerintahan
Republik Indonesia terdiri dari Propinsi/daerah tingkat I, Kota/Kabupaten/daerah
tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang
masuk atau keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat
yang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
313