download

B. Merencanakan dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu
Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat
catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk
tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan.
Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan
sampaikanlah secepatnya.
C. Kesalahan yang Dihindari
Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :
1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.
9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon
A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh.
Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu,
permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari
kehidupan manusia sarana penunjang bisnis.
Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu
atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang
multiguna, dan beraneka ragam model.
B. Etika Menangani Telepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari-hari adalah menelepon
dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon
sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan
apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara
ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali-kali beranggapan bahwa
orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan
berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah.
Berhati-hatilah agar nada kesal
tidak sampai kentara pada suara Anda.
Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang
menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan
relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang
menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap
yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
C. Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah
diperlukan.
2. Catatlah nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakkanlah
di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
245