download

c. Prosedur penyimpanan
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya,
kemudian cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya
berdasarkan daftar klasifikasi (lihat contoh daftar klasifikasi di atas).
2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeks.
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : JB.1.D/2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
3) Berdasarkan kode tersebut pada kartu indeks di atas, surat tersebut harus
disimpan pada laci jw, di belakang guide 1 Jakarta, dan pada folder D
Jakarta Timur.
4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
kode Se yang tertera pada tab kartu indeks.
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu indeks dengan indeks Se
d. Prosedur penemuan kembali
Seperti telah disampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu
sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak
wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Oleh karena
itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat, mengacu kepada
daftar klasifikasi yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan
folder sesuai dengan kodenya.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek/Pokok Masalah
Suatu sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah atau
perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa
yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya.
Kelebihan sistem subjek:
a. Apabila perihalnya sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali
suratnya.
b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
▲
315