download

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Republik Indonesia Indonesia Republik In
2 CIA American Central Intelegence (of) A m
Menyusun Daftar Klasifikasi
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasi warkat/arsip berdasarkan abjad mulai
dari A sampai Z. Namun apabila terdapat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau
hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan
seterusnya, misalnya:
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama di bawah ini:
• Rumah Makan 999
• PT Adhi Karya
• BTN
• Apotik Depok
• Rumah Sakit Hasan Sadikin
• Hotel Mandarin
• IPB
Kode Caption
A Ad Adhi Karya, Perseroan Terbatas
D De Depok, Apotik
H Ha Hasan Sadikin, Rumah sakit
M Ma Mandarin, Hotel
P Pe Pertanian Bogor, Institut
S Se Sembilan Sembilan, Rumah Makan
T Ta Tabungan Negara, Bank
a.
Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan:
Filing kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan
dengan kebutuhan. Laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya
filing kabinet mempunyai empat laci maka kodenya adalah:
1) Laci I berkode A- F
2) Lsci II berkode G – L
3) Laci III berkode M – S
4) Laci IV berkode T – Z
b. Guide, banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana
26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah
berkembang di mana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada
masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide dapat yang dibutuhkan
sebanyak 26 × 26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide
dapat pula digunakan kode gabungan. Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan
seterusnya.
309