Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PENGANTAR PENGADAAN BARANG/JASA DI INDONESIAMODUL1D.1.2Dokumentasi Pekerjaan SwakelolaSecara umum dokumen yang perlu dikelola oleh K/L/D/I, Instansi Pemerintah lain, dan KelompokMasyarakat untuk pekerjaan swakelola dapat dilihat pada Tabel berikut.Tabel 3 Dokumentasi Pekerjaan SwakelolaNo.Nama DokumenIsi DokumenPenanggung jawab1. Dokumen kemajuan pelaksanaanpekerjaan2. Dokumen kemajuan realisasifisik dan keuangan3. Dokumen pencapaian targetfisik4. Dokumen pencapaian targetnon-fisik5. Dokumen penggunaanbahan, jasa lainnya,peralatan/suku cadang, dan/atau tenaga ahli6. Dokumen bulanan7. Dokumen pekerjaan• Laporan kemajuan pelaksanaankeuangan secara berkala• Laporan kemajuan realisasi fisikdan keuangan• Pencapaian target fisik yangdicatat setiap hari dan hasilevaluasi• Pencapaian target non-fisik danhasil evaluasi• Penggunaan bahan, jasa lainnya,peralatan/suku cadangdan/atau tenaga ahli perseoranganyang dicatat setiap haridalam laporan harian• Laporan bulanan yang dibuatberdasarkan laporan mingguan• Administrasi dan foto pelaksanaanpekerjaan• Tim swakelola (tim pelaksana)• PPK• Tim swakelola• Tim swakelola• Tim swakelola• Tim swakelola• Tim swakelolaD.1.3Media dan Lokasi Penyimpanan DokumenPenyimpanan data dapat dilakukan dengan media penyimpanan soft copy maupun hard copy. Sedangkanlokasi penyimpanan dokumen dapat disimpan di masing-masing kantor unit organisasi K/L/D/I yang bertanggungjawab.Soft copy adalah file-fle yang ada dan tersimpan pada hard diskkomputer saat kita membuat sebuah dokumen di komputer.Penyimpanan melalui soft copy dapat dengan mudah dibukadan di-edit pada komputer, juga dapat dengan mudah dihapus.Soft copy juga dapat dengan mudah dipindahkan darisatu komputer ke komputer lainnya baik melalui USB drive dandisk drive atau melalui media lainnya.Selain pada hard disk komputer, soft copy bisa disimpan padamedia CD, DVD, flash disk, bahkan dapat disimpan pada mediablog dan situs web.Sedangkan hard copy dapat berupa hasil cetak dari soft copy atau tulisan tangan dan dapat digunakanlangsung tanpa harus menggunakan media seperti komputer atau teknologi lainnya. Hard copy berbentukpermanen tanpa bisa dilakukan perubahan. Hard copy dilakukan untuk membuat cadangan fisikdokumen dari soft copy. Contoh hard copy yaitu dapat berupa hasil print komputer baik itu berupa draft,LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah23