Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

MODUL1PENGANTAR PENGADAAN BARANG/JASA DI INDONESIAD.2 Program Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan Barang/JasaD.1 Sistem Pengelolaan/PenataanDokumenPengadaanBarang dan JasaD.2 Program Pengelolaan/PenataanDokumenPengadaanBarang/JasaD.2.1 Proses Penyimpanan DokumenSetiap kali suatu proses pengadaan menghasilkan dokumen tertentu(seperti dijelaskan pada subbab D.1.1), maka ULP/Pejabat Pengadaandan PPK harus membuat salinan dan mengarsipkannya sesegeramungkin, untuk kepentingan klarifikasi, verifikasi, pemeriksaan, dankegiatan lain yang terkait dengan proses pengadaan. Berdasarkan Perpres54 Tahun 2010, PPK harus menyimpan dan menjaga keutuhan seluruhdokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa.Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan olehsuatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasidan kombinasi kedua sistem (Quible: 2001). Pemilihan sistem tersebutharus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harusdilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa efektif letak kantorpusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlahkantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistempenyampaian dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengeloladokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yangpaling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.“ Ada tiga sistempenyimpanan dokumenyang dapat dipertimbangkanoleh suatu organisasiyaitu penyimpanan terpusat(sentralisasi), penyimpanandesentralisasi dankombinasi kedua sistem “(Quible: 2001)1. Sistem SentralisasiPada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungiuntuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain:a. Mencegah DuplikasiDengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yangberkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruanganpenyimpanan dan peminjam atau pengguna akan terekam denganbaik, termasuk waktu peminjaman hingga durasi peminjaman. Apabilaberbagai tebusan akan dibuat untuk keperluan subjek atau susunantersebut telah tersimpan dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen2 inaktif, hanya satu dokumen saja yang disimpan sedangkan kertaslain (tembusan) dapat dimusnahkan.b. Layanan yang lebih baikPenggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehinggadiharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik diban- dingkan dibebankansecara mandiri kepada masing–masing karyawan yang bekerjadengan dokumen. Dapat dibayangkan apabila seorang stenograferdiminta untuk memberkaskan atau menjajarkan dokumen, makabesar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukantugas atau keahliannya.24LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah