Untitled - Jabatan Audit Negara

d) Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan AsetBagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset diurus denganbaik, setiap Jabatan/Agensi Negeri hendaklah memastikan peraturan-peraturan sepertiberikut yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dipatuhi:i) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan aset diguna hanyabagi tujuan rasmi sahaja dan mengikut tujuan asal perolehannya. Setiap asethendaklah dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan,pengeluaran/penggunaannya direkodkan dengan teratur serta kerosakan asetdilaporkan dengan menggunakan borang yang ditetapkan. Aset juga perlu disimpandi tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai yangbertanggungjawab.ii) Pekeliling tersebut juga menghendaki sekurang-kurangnya 2 PegawaiPemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis. Pemeriksaan asetdilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun dan verifikasi stok dilaksanakanmengikut tempoh yang ditetapkan. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan LaporanPemeriksaan Inventori disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada KetuaJabatan dan seterusnya kepada Perbendaharaan Negeri di mana berkenaan.iii) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menetapkan penggunaankenderaan Jabatan dikawal dengan melantik seorang Pegawai Pengangkutan yangbertanggungjawab meluluskan kegunaan kenderaan dan menyediakan fail sejarahbagi setiap kenderaan, menyelenggarakan Buku Log dengan lengkap dan kemaskini serta menyediakan Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api setiap bulanbagi mengawal kegunaan bahan api.iv) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 pula menetapkan penggunaankenderaan pegawai Gred JUSA dikawal dengan teratur di mana pembelian minyaksetahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan.v) Selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999, KadInden Minyak perlu dikawal dengan teratur melalui penyelenggaraan Buku RekodPergerakan Kad Inden yang lengkap dan kemas kini. Penyata pembelian ataupenyata kad perlu disemak sebelum bayaran dilakukan.vi) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1999 menetapkan kad elektronik bagipembayaran tol dikawal dengan teratur dan rekod berhubung denganpenggunaannya diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.e) Penyenggaraan AsetBagi memastikan aset disenggarakan dengan baik, setiap Jabatan/Agensi Negerihendaklah memastikan:i) Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dankemas kini; jadual penyenggaraan disediakan dan dilaksanakan seperti dirancang;penyenggaraan direkod dengan betul dan lengkap; program penyenggaraan dinilaidan penyenggaraan aset oleh pihak swasta diselia dan dipantau bagi memastikan43