Código do Notariado - Ministério da Justiça

2 – Nos serviços a que se refere o artigo 3.°, os livros para actos notariais são
legalizados pelas entidades a quem competir a legalização dos restantes livros neles
existentes.
SECÇÃO II
ÍNDICES
Artigo 24.°
Elaboração de fichas
1 – Em cada cartório deve haver índices dos outorgantes, pelo sistema de
fichas ou de verbetes onomásticos, que devem ser preenchidos diariamente.
2 – Deve ser organizado um índice privativo de testamentos e de todos os
actos que lhes respeitem.
3 – Os verbetes de escrituras que contenham actos relativos a sociedades e
outras pessoas colectivas podem referenciar apenas a respectiva firma ou
denominação, em substituição dos outorgantes, e os verbetes de escrituras outorgadas
conjuntamente por marido e mulher, apenas um dos cônjuges.
4 – Os verbetes de escrituras de justificação, de habilitação ou de partilha e de
actos lavrados com intervenção de representantes devem referenciar apenas,
respectivamente, os justificantes, o autor da herança e os representados.
5 – A organização dos índices é extensiva aos documentos arquivados a
pedido dos interessados, aos demais documentos registados no livro a que se refere a
alínea b) do artigo 16.° e às procurações apresentadas para integrar ou instruir algum
acto, quando os respectivos poderes não sejam limitados à prática do mesmo.
Artigo 25.º
Fichas e verbetes electrónicos
1 – Mediante autorização do Director-Geral dos Registos, Notariado e
Identificação, as fichas e os verbetes referidos no artigo anterior podem ser
substituídos por registos informáticos.
2 – A autorização a que se refere o número anterior é concedida quando o
notário demonstre que a substituição pelo suporte electrónico assegura plenamente a
integridade, incorruptibilidade e perenidade dos registos.
3- O disposto no presente artigo não se aplica ao índice privativo a que se
refere o n.° 2 do artigo anterior.
Artigo 26.º
Catalogação e elementos das fichas
As fichas ou verbetes devem catalogar-se por ordem alfabética e conter, pelo
menos, o nome dos titulares, a espécie dos actos em que eles outorgaram e a indicação
do número do livro e das folhas em que estes actos foram exarados ou do maço em
que se encontrem os respectivos documentos, quando arquivados.
SECÇÃO III
ARQUIVOS