Código do Notariado - Ministério da Justiça

Artigo 27.º
Livros e documentos
Além dos livros e dos instrumentos avulsos que não devam ser entregues às
partes, ficam arquivados nos cartórios os documentos apresentados para integrar ou
instruir os actos lavrados nos livros ou fora deles, salvo quando a lei determine o
contrário ou apenas exija a sua exibição.
Artigo 28.º
Maços de documentos
1 – Os documentos são arquivados em maços distintos e pela ordem
cronológica dos actos a que respeitam ou da sua apresentação.
2 – Devem, em especial, ser organizados maços privativos que contenham:
a) Os documentos respeitantes aos actos lavrados em cada livro de notas;
b) Os instrumentos de depósito de testamentos cerrados e as procurações para
a sua restituição;
c) Os instrumentos de abertura de testamentos cerrados, os testamentos
correspondentes, as certidões de óbito a que se referem o n.° 1 do artigo 116.° e n.° 2
do artigo 124.° e os recibos das certidões a que se refere o n.° 5 do artigo 184.°;
d) Os requerimentos e documentos que tenham servido de base a
averbamentos e os ofícios destinados a idêntico fim;
e) Os instrumentos lavrados nos termos do n.° 3 do artigo 117.°;
f) Os demais instrumentos avulsos registados, documentos que lhes respeitem
e os documentos arquivados a pedido das partes;
g) Os duplicados de participações de actos notariais;
h) Os duplicados de guias, folhas, mapas e notas de custas;
i) As escrituras lavradas em folhas soltas que não sejam concluídas ou fiquem
sem efeito, por motivo imputável às partes;
j) Os documentos recebidos por telecópia, as respectivas requisições, as notas
de remessa e os suportes da transmissão por telecópia.
3 – Os maços são anuais, com excepção dos correspondentes aos documentos
referidos na alínea a) do número anterior, e sem prejuízo dos desdobramentos que se
mostrem convenientes.
4 – Os documentos complementares de outros actos são arquivados segundo a
ordem por que constem do respectivo instrumento.
Artigo 29.º
Numeração
1 – Cada maço de documentos relativo a actos lavrados nos livros de notas
tem a letra e o número de ordem do livro a que respeitar.
2 – Os maços anuais são identificados pela menção do ano a que respeitam.
3 – Em caso de desdobramento, a cada maço desdobrado corresponde um
número de ordem.
4 – As folhas dos maços são numeradas, sendo também aposto em cada
documento, à medida que for incorporado no maço, um número de ordem e uma nota
de referência ao número do livro e à primeira folha do acto a que respeitar.