Nämndernas verksamhetsberättelse 2008 - Vänersborgs kommun

EKONOMIKONTORET
Verksamhetsberättelse 2008 - Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen biträds av ekonomikontoret med ekonomisk planering, redovisning och uppföljning. Kontoret
samordnar upphandlingsfrågor, samt bistår med råd och stöd till förvaltningarna i ekonomiska frågor. I
detta ingår att samordna kommunens arbete med mål- och resursplan, delårsrapporter och årsredovisning.
Ekonomikontoret tillhandahåller även finansiell service samt systemförvaltning till Vänersborgsbostäder AB
och Fastighets AB Vänersborg. Ekonomikontoret ansvarar även för utbetalning av bidrag till Norra Älvsborgs
Räddningstjänstförbund, Vattenpalatset Vänerparken AB och Fyrstads Flygplats AB, samt för utbetalning av
kommunalt partistöd.
Årets verksamhet
Ekonomistaben
Ekonomistaben har tillsammans med utvecklingskontoret arbetat med att vidareutveckla kommunens styrsystem,
samt anpassat befintliga budget- och uppföljningsdokument till den nya modellen. Under året har en
samlad översyn av kommunens leasingavtal slutförts i samarbete med kommunens övriga förvaltningar.
Redovisningsavdelningen
Redovisningsavdelningen har under året arbetat med att effektivisera rutiner bl.a. när det gäller fakturahantering,
både leverantörsfakturor och kundfakturor, kravrutiner samt rutiner för ekonomisystemet. En kravpolicy
har arbetats fram, vilken sedan beslutats av kommunfullmäktige.
Upphandlingsavdelningen
Under verksamhetsåret har ett nytt e-handelssystem driftssatts. Ny användare av e-handelssystemet är barn-
och ungdomsförvaltningen. Samtliga upphandlingar genomförs nu i Oreo upphandlingssystem, vilket innebär
att det finns ett helt elektroniskt flöde från upphandling, avtal, beställning till hantering av fakturor.
Målavstämning - förväntade resultat
- En övergång till elektronisk hantering av bokföringsunderlag ska vara genomförd.
Fr.o.m. mars 2008 hanteras bokföringsunderlag elektroniskt i fakturaportalen. Resultatet har uppnåtts.
- Fler helt elektroniska fakturor
Antalet elektroniska fakturor har under 2008 ökat med 22 %, från 4 569 till 5 620 fakturor. Resultatet har uppnåtts.
- Ökad användning av e-handel
Ytterligare en förvaltning, barn- och ungdomsförvaltningen, har börjat lägga beställningar i Marakanda. Tre
nya leverantörer är uppkopplade till systemet. Antalet fakturor ökade från 3 974 år 2007 till 4 382 år 2008, en
ökning med 9 %. Resultatet har uppnåtts.
- Förbättrad ekonomiinformation på kommunens hemsida
En genomgång av ekonomiinformationen på hemsidan påbörjades under 2007 och slutfördes under början
av 2008. Resultatet har uppnåtts.
- Minskad energianvändning i egna lokaler
Ekonomikontoret deltar i det förvaltningsövergripande arbete som pågår och följer de anvisningar som lämnas
ut. Uppföljning saknas.
- Skapa attraktiva arbetsplatser med fokus på hälsa.
Avdelningen har fokus på hälsa och gemensamt genomförs olika aktiviteter för att öka trivseln. Genom bl.a.
avdelningsmöten och målarbetet försöker avdelningen på olika sätt att öka delaktigheten. Resultatet har uppnåtts.
- Sänkt sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron har sänkts från 6,5 % år 2007 till 3,4 % år 2008. Resultatet har uppnåtts.
- Bättre och tydligare kravrutiner
Kravrutinerna har arbetats igenom och en kravpolicy har beslutats av kommunfullmäktige. Resultatet har
uppnåtts.
28