glasnik - Istorijski arhiv Valjevo

Preporuka za formirawe i organizovawe rada depoa u registraturi
Pravilno pakovawe arhivske gra|e je glavno za{titno sredstvo od
ve}ine {tetnih uticaja. Materijali koji se koriste za izradu kutija,
fascikli i omota moraju da budu najboqeg kvaliteta, odnosno ne smeju
da sadr`e {tetne supstance koje mogu da ugroze gra|u koja se u wih pakuje.
Na~in pakovawa treba da je prilago|en vrsti i formatu dokumenata.
Arhivska gra|a se sme{ta u policu od gorweg reda, s leva na desno
do posledweg reda police, a onda se prelazi na novu policu na desno,
istim redosledom odozgo na dole, sa leva na desno!
Gra|a se sme{ta u metalne police vertikalno, udaqena od zidova
poda i tavanice 30-40 cm, na na~in koji omogu}ava slobodnu cirkulaciju
vazduha. Horizontalno se ~uvaju samo kwige velikih formata,
planovi, skice, plakati, crte`i i karte mawih formata. 24
Sme{taj mikrofilmova i drugih nekonvencionalnih nosilaca zapisa
vr{i se u odgovaraju}e registraturske jedinice ~uvawa koje po obliku
i drugim karakteristikama odgovaraju toj vrsti arhivske gra|e.
Mo`e se uraditi Topografski vodi~ za lak{i pronalazak predmeta
na policama ili konsultovati Arhivsku kwigu.
Obave{tajna sredstva
Arhivska kwiga je op{ti inventarni pregled (popis) celokupnog
registraturskog materijala nastalog radom jedne registrature (spisi,
fotografski snimci i na drugi na~in sastavqeni zapisi i dokumenta,
kao i kwige i kartoteke o evidenciji tog materijala primqenog
i nastalog tokom rada).
Pisarnica je du`na da vodi Arhivsku kwigu. Iz we dobijamo podatke
o arhivskoj gra|i i registraturskom materijalu koji je sme{ten
u depo, vrsti dokumenata, godini nastanka ili razdobqa, koli~ini u
du`nim metrima, na~inu pakovawa, rokovima ~uvawa i izlu~ivawa,
mestu sme{taja u samom depou sa eventualno nastalim promenama.
Po{to se gra|a prema ve} utvr|enom planu smesti u depo, i ako se
uka`e potreba, mo`e se pristupiti izradi detaqnijih evidencija.
Topografski vodi~ – on daje detaqno obave{tewe gde se nalazi koja
vrsta predmeta (vrsta predmeta, broj prostorije, br. police, br. reda).
Topografski pokaziva~ – on daje obave{tewe koja arhivska gra|a
se nalazi po prostorijama i policama (broj depoa, broj police, vrsta
predmeta na policama sa rasponom godina i koli~inom registraturskih
jedinica u redu u polici). Topografski pokaziva~i rade se na
24 Arhiv Srbije: Konzervacija i restauracija (Literatura za polagawe stru~nog
ispita iz arhivistike), Beograd, 1997.
89