Dokumentation Symposium 1999 - MIK NRW - Landesregierung ...

Man hätte damit einen Adressatenkatalog,
den man nun im Hinblick auf die Einwirkungsmöglichkeiten
priorisieren würde. Nun
muss eine Einstufung vorgenommen werden,
welche dieser Gruppen vor allen anderen zu informieren
ist. Die in der Kategorie 1, die „jetzt
mobilisieren“-Gruppe, ist für den Erfolg Ausschlag
gebend. Sie soll prioritär mit Informationen versorgt werden. Dem
gegenüber wäre die Gruppe 4 – hier: die Architekten – zwar ebenfalls zu
informieren. Dies hat aber keinen Einfluss auf den Erfolg der Maßnahme.
Bei der Erstellung eines Adressatenprofils muss man versuchen, festzustellen,
welche Chancen und Risiken gelten für die unterschiedlichen
Adressaten. Am Beispiel der Amtsleitungen: Welche Chancen bieten sich
durch das Projekt? Bietet es Aufstiegsmöglichkeiten? Als Risiko könnte auch
ein Abstieg in der Hierarchie bestehen.
Weiterhin müssen Sie eine Art Kommunikations-Masterplan erstellen.
• Zielgruppe wären wieder die Amtsleitungen
• Kommunikationsziel ist die aktive Teilnahme am Modernisierungsprozess
• Die Kernbotschaft wäre – aus meiner Sicht – der Abbau von regulierenden
Vorschriften. Ich würde versuchen, am Berufsethos anzusetzen und zu sagen,
durch die neue Organisationsform könnt Ihr das, was Ihr könnt, besser
machen als vorher.
• Kommen wir zum Medium: Es gibt regelmäßige Amtsleitungstagungen,
es gibt persönliche Besprechungen. Wir müssen überlegen, ob wir nicht so
eine Art Führungsbrief machen, indem wir gezielt insbesondere die Amtsleitungen
einbeziehen.
• Ein sinnvolles Timing versteht sich von selbst.
• Einiges ist vorauszusetzen: finanzielle Ausstattung, Abstimmungen z. B. mit
anderen Abteilungen. Verantwortlichkeit heißt, dass man die Personen, die es
dann umsetzen sollen, auch konkret benennt.
Wir haben in unserem Workshop vorbereitete Folien genommen, haben
unterschiedliche Felder angesprochen und mehrere Gruppen haben das für
sich ausgefüllt. Auf diesem Weg wurde durchaus klarer, wo es eigentlich
Defizite gibt.
Ich möchte das einmal selbstkritisch an einem Beispiel zeigen: Wir kommunizieren
in jedem Jahr regelmäßig mit den Amtsleitungen bei zwei zweitägigen
Amtsleitungstagungen. Bislang ging ich immer davon aus, dass der
nachgeordnete Bereich, die stellvertretenden Amtsleitungen und die Abteilungsleitungen
in den einzelnen Bauämtern, irgendwie auch informiert
werden. Das ist offenkundig nicht der Fall. Hier hat mir unsere Gruppenarbeit
schon ein bisschen geholfen, diese Defizite genauer zu analysieren.
VMprofil 1 [37 ]
T orsten Oltmanns:
„Voraussetzung
einer Kommunikationsanalyse
ist die
Identifikation und
Priorisierung der
Adressaten. Erstdann
folgen Planung und
Umsetzung.“