GRUNDWISSEN KOMMUNALPOLITIK 5. Der kommunale Haushalt ...

57 Friedrich-Ebert-Stiftung | KommunalAkademie
In der Literatur existiert kein einheitlich defi nierter Kennzahlenbegriff.
Dabei geht es unter anderem um die Frage,
ob nur relative Zahlen oder auch absolute Zahlen in
die jeweilige Kennzahlendefi nition einbezogen werden
sollen. Eine absolute Zahl ist zum Beispiel die Anzahl der
Fälle, eine relative Zahl beinhaltet den Aufwand pro Fall.
Beides kann für die Steuerung von Bedeutung sein. Auf
jeden Fall muss eine Kennzahl über einen zahlenmäßig
erfassbaren Tatbestand informieren. Im kommunalen Bereich
wird unter einer Kennzahl in der Regel die Relation
von zwei absoluten Werten verstanden.
In der NKF-Handreichung des Innenministeriums56 heißt
es dazu:
„Die gebildeten Ziele (Leistungs- und Finanzziele) sind
u.a. zur Messung der Zielerreichung mit Leistungskennzahlen
zu verbinden, d.h. erst sind die Ziele zu bestimmen,
dann dazu die Leistungskennzahlen. Betriebswirtschaftlich
sind Kennzahlen jene Zahlen, durch die quantitativ erfassbare
Sachverhalte in konzentrierter Form wiedergegeben
werden können. Sie setzen sich in der Regel aus zwei
oder mehreren Grundzahlen zusammen und enthalten
quantitative und aussagekräftige Informationen. Diese
Kennzahlen nehmen unterschiedliche Funktionen wahr:
– Sie stehen in engem Zusammenhang mit den vom Rat
aufgestellten Zielvorgaben. Sie können häufi g bereits der
Ermittlung und Beschreibung von Zielvorgaben dienen.
– Sie dienen zur Kontrolle des Grades der Zielerreichung,
insbesondere wenn mit der Zielbestimmung eine „Soll-
Zahl“ verbunden wurde.
– Sie haben eine Warnfunktion inne, weil durch sie Abweichungen
ersichtlich und Analysen ermöglicht werden.“
2. Informationelle Grundlagen von Zielen
und Kennzahlen
Gegen die Arbeit mit Zielen und Kennzahlen wird oftmals
eingewandt, dass der Aufwand der Informationsbeschaffung
sehr hoch sei. Deshalb ist es angebracht, zu dieser
Fragestellung einige Hinweise zu geben. Wichtige vorhandene
Datengrundlagen sind
das in jeder Kommunalverwaltung vorhandene automatisierte
Rechnungswesen sowie
die statistischen Grunddaten des Landesamts für Statistik
und Datenverarbeitung.
56 NKF-Handreichung des Innenministeriums NRW, 4. Aufl ., Teil 3, § 12 GemHVO, Erlass II 1.1
GRUNDWISSEN KOMMUNALPOLITIK: DER KOMMUNALE HAUSHALT
Für beide Datenquellen entsteht kein zusätzlicher Erfassungsaufwand.
Ferner sind die Fachbereiche und Produktverantwortlichen
gehalten, im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung
ihre Leistungsmengen zu planen
und zu erfassen. Die Plan- und Ergebnisdaten stellen eine
weitere wichtige Grundlage für die Ermittlung von Kennzahlen
dar. Auch hier entsteht kein spezifi scher Mehraufwand.
Die Auswertungen anderer Behörden (wie zum
Beispiel die Verkehrsunfallstatistik der Polizei) können
ebenfalls von Nutzen sein. Nur im Ausnahmefall sind zusätzliche
Erhebungen (zum Beispiel Bürgerbefragungen
oder Aufschreibungen am Arbeitsplatz) notwendig. Vor
allem in kleineren Gemeinden, in denen eine Mitarbeiterin
oder ein Mitarbeiter eine Reihe von Produkten bearbeitet,
dürften Aufzeichnungen zumindest zeitweise
unvermeidlich sein. Insbesondere im Bereich der wirkungsorientierten
Steuerung wird man auch auf Informationen
anderer Fachbereiche zurückgreifen. Der Auslastungsgrad
kostenpfl ichtiger Parkierungseinrichtungen
kann etwas über die Wirksamkeit der Überwachung des
ruhenden Verkehrs aussagen. Die Entwicklung der Wahlbeteiligung
bei Kommunalwahlen in Stadt- oder Wahlbezirken
wird allgemein als Indikator für die Sozialstruktur
angesehen.
Der Informationsbeschaffungsaufwand hängt natürlich
auch davon ab, wie oft die Kennzahl benötigt wird. Die
produktorientierten Kennzahlen haben wegen ihrer Abhängigkeit
vom Haushaltsplan nur bei der Planaufstellung
und bei der Erstellung des Jahresabschlusses eine direkte
Steuerungsrelevanz. Anders verhält es sich selbstverständlich
bei der unterjährigen Verwaltungssteuerung
oder bei der Steuerung größerer Einzelprojekte. Hier
kommt es auf eine möglichst zeitnahe und aktuelle Datenbasis
an.
Jede Verwaltung ist traditionell zu einem Großteil damit
beschäftigt, Berichte zu erstellen – textlastige Verwaltungsberichte,
die niemand liest, Berichte an die Politik,
in denen die entscheidende Information im vorletzten
Absatz steht, Berichte an Vorgesetzte und Aufsichtsbehörden,
die auf Anfrage eigens erstellt werden und Berichte
für andere Behörden, die dort in den Akten verschwinden.
Die Ressourcen, die durch diese Art der
Aufbereitung des Verwaltungshandelns gebunden werden,
sind beträchtlich. Ein adressatengerechtes Ziele- und
Kennzahlensystem kann hier sowohl die Qualität als auch
die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns deutlich
verbessern.