Projekt 2013 - Regionale Bildungsnetzwerke - Landesregierung ...

D A S P R O J E K T
2. DAS PROJEKT
2.1. Zielsetzung
HADICK
Die Projektgruppe hat in der Projektvereinbarung zwei Ziele festgelegt, die mit Abschluss der
Projektphase erreicht sind. Zum Einen ist die Medienkompetenz und -nutzung von Bottroper
Jugendlichen erfasst. Zum Anderen sind Angebote zur Medienkompetenzförderung der Stadt
Bottrop sowie ausgewählte städteübergreifende Maßnahmen aufgelistet.
2.2. Projektmanagement
PFEIFFER
(Die Vorgehensweise im Rahmen des Projektmanagements basiert auf den Vorlesungen des
Dr. Andreas Gourmelon, Professor an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Nordrhein-
Westfalen sowie seiner Veröffentlichung „ Management im öffentlichen Sektor“ (Rehm 2011) Kapitel
9 „Projektmanagement“)
DAS PROJEKT
Im Rahmen des Projektmanagements strebt man dazu, die Prozesse hinsichtlich des Zeitplanes
sowie der Kosten zu optimieren.
Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu einer dauerhaften Aufgabe um eine neuartige, einmalige,
zeitlich befristete Aufgabe. Projekte sind Sonderaufgaben, gegenteilig zu Routineaufgaben. Oftmals
führt auch die Komplexität der Aufgabe dazu, diese im Rahmen eines Projektes zu bewältigen, damit
das Optimum an Fachwissen und Know-how aus diversen Bereichen genutzt werden kann.
Gemäß der Deutschen Industrie Norm (DIN) 69901-5 ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im Wesentlichen
durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“.
Um diese neuartige Situation effektiv und effizient bewältigen zu können, bedient man sich des
organisatorischen Mittels „Projektmanagement“.
„Projektmanagement“ wird folglich nach DIN 69901-5 als „Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken, und –mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den
Abschluss von Projekten“ definiert.
Im Rahmen unseres Projektes „Mediennutzung- und Medienkompetenz von Jugendlichen in
Bottrop“ bedienten wir uns diesem organisatorischen Mittel, um uns bewusst zu machen, was
unsere Ziele sind, wer an dem Projekt beteiligt werden muss, wer unsere Stakeholder sind und
welche Erwartungen in uns gesetzt werden. Abgeleitet von unseren Sach- und Formalzielen
entwickelten wir, welche Aufgaben und Tätigkeiten wie und wann erfolgen müssen, wer diese
übernimmt und welche Ressourcen eingesetzt werden.
Dazu unterteilten wir das Projekt in die Phasen Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung
und Projektkontrolle.
PROJEKTDEFINITION
Wir legten die Ziele des Projektes unter Berücksichtigung unserer Leistungsfähigkeit, beschränkt
durch die zeitliche Begrenzung, fest. Formal spiegelte sich unsere Absicht in der Projektvereinbarung
wider. Hier wurde die Gesamtaufgabe insoweit präzisiert, dass unsere Ziele exakt, unmissverständlich
und verbindlich festgelegt wurden. Auf Grundlage der von uns noch zu interpretierenden
und auslegbaren Vorgabe unseres Auftraggebers wurden konkrete Projektziele abgeleitet.
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Projekt 2013
Diese Ziele wurden so formuliert, dass objektiv überprüfbar ist, ob diese Ziele erreicht wurden.
Weiterhin haben wir unsere Vorgehensweise und Termine (Zeitplan) festgelegt. Durch Unterzeichnung
der Projektteilnehmer sowie des Auftraggebers und des Projektleiters ist diese
Projektvereinbarung für jede Seite bindend.
Im Rahmen der Projektdefinition ermittelten wir die Beteiligten und führten eine Stakeholder-
Analyse durch. Hierbei sind diejenigen zu ermitteln, die Interesse an dem Verlauf oder dem Ergebnis
des Projektes begründen könnten. Deren Einstellung sowie eventueller positiver oder auch
negativer Einfluss auf das Projekt wurden eingeschätzt, um unseren Projektverlauf zu optimieren
und Chancen zu nutzen sowie Risiken zu kalkulieren und zu minimieren.
PROJEKTPLANUNG
Anhand des Projektauftrages wurde nun das strategische und operative Vorgehen geplant.
Hierbei wurden die detaillierten Aufgaben festgelegt, wobei die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben
zerlegt wurde. Für die durchzuführenden Tätigkeiten setzten wir Termine und strukturierten den
Personal- und Ressourceneinsatz. Hierzu nutzen wir die graphische Darstellung in einem Balkendiagramm
sowie eine Gesamtübersicht in Form einer To-do-Liste.
PROJEKTDURCHFÜHRUNG
Im Rahmen der Projektplanung werden realistische Soll-Vorgaben für die Projektdurchführung
gegeben.
In der Projektdurchführung werden diese Soll-Vorgaben, die Planung, möglichst umgesetzt.
Hierbei kann es Abweichungen durch Planungsfehler, falsche Einschätzung, Ausführungsfehler oder
geänderte Rahmenbedingungen geben.
Daher ist es unabdingbar, stetig einen Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen und eventuelle Störungen zu
beheben bzw. auszugleichen. Um diese eventuellen Störungen frühzeitig abzusehen, setzten wir
sog. Meilensteine, und überprüften fortlaufend und regelmäßig unser Zeitmanagement.
Beispielsweise kam es durch die Abhängigkeit von Externen, zu einer Überschreitung unserer
gesetzten Deadline, wobei wir uns die Frage stellen mussten, ob es uns gelingen würde, diesen
zeitlichen Verzug zu kompensieren oder wir ohne die nützlichen Informationen weiterarbeiten
müssten. Letztlich gelang es uns, diese terminliche Friktion durch höheren Personaleinsatz sowie
Mehrarbeit aufzufangen.
PROJEKTABSCHLUSS
Der Abschluss unseres Projektes erfolgt zu einem vorgegebenen Zeitpunkt. Erfolgreiche Beendigung
definiert sich durch Erreichung der angestrebten Ziele. Während des Projektabschlusses
wird das Projekt evaluiert. Durch systematische Bewertung wird ein elementarer Baustein des
organisatorischen Lernens gesetzt.
Primär dem Auftraggeber und dem Projektleiter sowie sekundär allen weiteren Projektbeteiligten
(Stakeholder) ist die Projektarbeit förmlich zu präsentieren. Ein Abnahmeprotokoll dient dazu,
dass der Auftraggeber sich mit den Ergebnissen einverstanden erklärt. Hierbei können eventuelle
Mängel aufgezeigt werden.
Mit dem Projektbericht wird das komplette Projekt vollständig dokumentiert.
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