Successful transport decision-making - Osmose

FS 38: A letter
Vol 2 - Table of Contents
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T12
What is a letter for?
Letters can be used as a part of an engagement process, by
sending a personally addressed letter to all affected
households, businesses or stakeholder groups. It should
outline the issue at hand and can invite comments, and should
always indicate where the comment should be directed to
within an organisation.
A letter can be particularly useful where messages are simple
and targeted to a relatively small number of people who are
directly affected by what is to be done. Personalising a letter
can be an important way to reassure people that their views
and problems are being considered in the decision-making
process for your project.
In addition to widely-distributed letters, there may also be
occasions when a letter to a single recipient must be written in
response to a complaint or query.
Using a letter to communicate
A letter is useful if you want to communicate in writing. The
following factors will help you to decide if it is the best way to
communicate your message, or whether it is better to use other
forms of printed materials (for example a poster, leaflet, fact
sheet, etc).
The number of people affected plays a considerable role. A
letter is not seen as affordable when there is a large number of
affected persons. Moreover, people expect a personalised
message if the issue is of significance to them. Letters should
be kept for relatively short and simple messages. If it is
important to include visual materials (maps and illustrations), it
is better to use another form of printed material.
A letter is most effective when a particular person or a particular
group is addressed (for example, a list of representatives of
stakeholder groups, or to maintain contact with people who
have already indicated their interest in a project). Even when the
letter is addressed to its recipient by name, there is a risk that it
will be dismissed as junk mail, particularly if the relevance of the
information to the reader is not immediately apparent.
Official letters are often written in an overly formal language
style which is unlikely to encourage people to read them.
Special care should be taken to avoid this by using clear, simple
language. If a large number of your target audience are likely to
have limited literacy skills in the official language, a tool with
more visual content is likely to be more appropriate.
When should you use a letter?
A letter can be used to announce the commencement of a
project or to invite people to a project event. It can also be used
to engage statutory agencies and organisations, to seek issues
to be considered in a project or to request feedback on the
project.
Presse-Information
Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Laurenzplatz 4, 50667 Köln
Redaktionsbüro 0221/221-26456
Ulrich Höver (hö) 0221/221-26487
Jürgen Müllenberg (jm) 0221/221-26488
Stefan Palm (pal) 0221/221-22144
Inge Schürmann (is) 0221/221-26489
Simone Winkelhog (sw) 0221/221-26785
Telefax 0221/221-26486
E-Mail presseamt@stadt-koeln.de
Internet www.stadt-koeln.de/presse
24.03.2004 - 0308
Rege Beteiligung am Internet-Forum zu den Ringen
Anregungen, Wünsche und Vorschläge elektronisch noch bis zum 3. April möglich
Das Amt für Straßen und Verkehrstechnik hat in den vergangenen Tagen nochmals
Werbung für das städtische Internet-Forum zur Zukunft der Kölner Ringe gemacht. An
alle Haushalte, Geschäfte, Restaurants und Cafés entlang der Ringe zwischen Barbarossaplatz
und Friesenplatz wurden Postkarten verteilt, die auf das Forum hinweisen.
Postkarten haben bei einer Verteilaktion auf den Ringen am vergangenen Wochenende
auch die Kunden, Restaurant- und Kinobesucher und Passanten erhalten.
Das Internet-Forum hat die Stadt Köln gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut in Sankt
Augustin eingerichtet, welches das Forum auch moderiert und auswertet. Das Institut
gliedert die Beiträge nach Art und Themen, fasst Zwischenergebnisse zusammen und
erstellt einen Abschlussbericht.
Zum bisherigen Verlauf des Internet-Forums, zur Bürgerbeteiligung und zu den registrierten
Themenschwerpunkten hat das Fraunhofer Institut der Stadt Köln folgendes mitgeteilt:
„Bereits in den ersten Tagen wurde im Forum zur Neugestaltung der Kölner Ringe angeregt
über die momentanen Planungen zur Gestaltung und zum Verkehr diskutiert. Mittlerweile
(Stand 22. März 2004) sind auf der Online-Diskussionsplattform 113 Beiträge
erschienen und 72 registrierte Benutzer zu verzeichnen. Die zahlreichen Zugriffe auf die
Internetseiten des Forums deuten zusätzlich auf eine große Anzahl interessierter Leser
hin. Im Laufe der bisherigen Diskussion kristallisieren sich vor allem die Themen Radwege
und Fahrradfahrer, Verkehr/Verkehrsführung sowie städtebauliches Leitbild heraus.
Interessenskonflikte werden dabei von den Bürgern thematisiert und darüber hinaus
auch mit Lösungsvorschlägen ergänzt. Es ist zu betonen, dass sich die Beiträge
durch Sachlichkeit und persönliches Interesse der Verfasser auszeichnen, was nicht nur
eine lebhafte, sondern auch eine zielführende Diskussion zur Verbesserung der Situation
auf den Kölner Ringen ermöglicht.“
Die Stadt hofft, dass sich noch mehr Interessierte von zu Hause aus über das Internet
an dem städtischen Planungsprozess für die Kölner Ringe beteiligen. Gelegenheit hierzu
gibt es noch bis zum 3. April 2004 unter der Internetadresse www.stadt-koeln.de/ringe. Die
Ergebnisse des Forums werden danach zusammengefasst und in einer Bilanz online abrufbar
gemacht. Eine Auswertung der eingereichten Beiträge geht auch an die politischen
Gremien, in denen über die künftige Gestaltung der Ringe beraten wird.
- jm –
NOTES
Letters can be an effective way to reach people when the target
audience is known, such as residents of a local area, or even
employees of local business if letters are sent to the work place.
However, letters cannot be used if you need to target people
without knowing their home or business address, for example if
you wish to communicate with current users of a particular public
transport route. In this case, posters along the route, or leaflets
distributed at work or at interchanges would be more effective.
A letter can be used to consult a small number of people and
may be more cost effective than preparing a large brochure or
newsletter. A letter should be personally signed by somebody of
importance within the community, such as the local mayor or the
head of the department in order to stress the importance of your
communication.
Official letter from the City of Cologne to residents announcing
the start of an internet forum.
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