La forza della comunicazione - Ministero per i Beni e le Attività ...
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<strong>La</strong> “sfida” richiede precise risposte adeguate al<strong>le</strong> esigenze dei cittadini che possono<br />
essere soddisfatte calibrando i propri sistemi utilizzando nuovi modelli organizzativi.<br />
<strong>La</strong> nuova riorganizzazione se da un lato deve tener conto <strong>della</strong> scarsità<br />
del<strong>le</strong> risorse disponibili, dall’altro trova un supporto grazie al<strong>le</strong> nuove dinamiche<br />
partecipative messe a disposizione dal<strong>le</strong> nuove tecnologie, in particolare<br />
dal WEB e dagli standard liberi e a<strong>per</strong>ti.<br />
Come si vede <strong>le</strong> informazioni devono transitare nei due versi: da un lato dalla<br />
Soprintendenza, con la propria missione istituziona<strong>le</strong> cultura<strong>le</strong> di tutela del patrimonio,<br />
verso il cittadino e all’altra <strong>le</strong> <strong>le</strong>gittime richieste del cittadino devono<br />
poter trovare una adeguata risposta. Ma <strong>per</strong> essere sicuri dell’efficacia <strong>della</strong> circolazione<br />
del<strong>le</strong> informazioni è necessario garantire la massima fruibilità attraverso<br />
la corretta organizzazione del WEB (architettura dell’informazione).<br />
Lo scopo<br />
Il nuovo “sistema” messo a punto dalla Soprintendenza BAP di Venezia e <strong>La</strong>guna<br />
intende principalmente:<br />
1) migliorare l’offerta al cittadino offrendo maggiore trasparenza ed ottimizzare<br />
i tempi di risposta. L’utente può seguire attraverso il sito web l’andamento<br />
del<strong>le</strong> proprie pratiche e verificarne i tempi;<br />
2) offrire al <strong>per</strong>sona<strong>le</strong> la possibilità di inserire i dati “una sola volta” evitando inutili<br />
ridondanze e banali errori, in quanto i dati immessi nel protocollo informatico<br />
vengono resi disponibili automaticamente nei vari documenti;<br />
3) inviare automaticamente ai vari responsabili opportuni avvisi in prossimità<br />
del<strong>le</strong> scadenze (attualmente ho predisposto l’invio di mail, all’architetto ed<br />
all’assistente che immette i dati, 10 giorni prima <strong>della</strong> scadenza);<br />
4) fornire al dirigente uno strumento decisiona<strong>le</strong> statistico <strong>per</strong> poter controllare i<br />
tempi ed il carico di lavoro gravante sui diversi gruppi avendo così la possibilità<br />
di modificare la distribuzione del lavoro e ottimizzare la programmazione.<br />
In pratica <strong>per</strong> la prima volta una Soprintendenza offre al cittadino/utente la possibilità<br />
di seguire attraverso il WEB l’iter <strong>della</strong> propria pratica in tempo rea<strong>le</strong>.<br />
Il flusso di lavoro<br />
Vediamo schematicamente cosa succede in Ufficio:<br />
1) una pratica arriva in ufficio, i col<strong>le</strong>ghi dell’ufficio protocollo inseriscono i dati<br />
nel programma del Protocollo informatico (ESPI) ed ottengono il numero di<br />
protocollo che trascrivono nel documento cartaceo;<br />
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