La forza della comunicazione - Ministero per i Beni e le Attività ...

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2) la pratica, con numero di protocollo e data, viene consegnata al ufficio di
competenza (per esempio al gruppo territoriale di San Marco);
3) il collega che riceve la pratica col numero di protocollo apre il “programma
pratiche”, si autentica ed inserisce nel campo di ricerca il numero di protocollo:
automaticamente si apre la schermata con i dati della pratica già inseriti
(erano stati inseriti dall’ufficio protocollo).
4) ora il collega deve per prima cosa inserire la data di arrivo in ufficio della pratica
e scegliere il tipo di procedimento da un menù a tendina, ad esempio
“Nulla Osta Lavori”. Il programma calcolerà in automatico la data entro la quale
il procedimento dovrà essere concluso (data fine)
5) il collega controlla la pratica ed eventualmente inserisce i dati mancanti, ad
esempio l’indirizzo e-mail del mittente.
6) fase di istruttoria della pratica in cui il responsabile del procedimento valuta
i documenti, effettua sopralluoghi ecc,
7) a questo punto, dopo l’istruttoria vera e propria, sceglie il tipo di lettera che
vuole comporre attraverso un menu a tendina, esempio “Nulla osta lavori-parere
favorevole”. Al clic si apre il programma di elaborazione testo Openoffice.org
con la lettera già composta e predisposta per eventuali aggiunte o
correzioni;
8) la pratica siglata dal responsabile dell’istruttoria va alla firma del Soprintendente...
Fermiamoci un attimo e vediamo schematicamente cosa altro succede.
a) durante l’istruttoria il “programma pratiche” visualizza lo scorrere del tempo
e man mano che si avvicina la data prevista per la fine del procedimento la
pratica si colora diversamente fino a diventare rossa quando mancano 10
giorni alla fine
b) a partire da 10 giorni alla fine, il “programma pratiche” invia automaticamente
una mail al gruppo di lavoro avvisandoli che i termini previsti stanno per finire
e che mancano “tot” giorni alla scadenza – in tal modo si evita il pericolo che
le pratiche vadano oltre i tempi previsti;
c) l’utente esterno che è il titolare del procedimento riceve una mail (spedita in
automatico dal programma) in cui viene offerta dalla Soprintendenza la possibilità
di seguire l’iter procedurale della propria pratica attraverso il WEB. Il cittadino
troverà l‘indirizzo WEB della parte riservata del sito della Soprintendenza
ed il nome utente e la password per autenticarsi.