Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

1.4 Waarom moeten de archieven van de kerk goed bewaard worden?
Het spreekt vanzelf – maar het gebeurt niet altijd! – dat functionarissen de kerkelijke stukken die zij
in hun functie ontvingen of opstelden bij hun aftreden netjes overdragen aan hun opvolger. Die
stukken zijn namelijk geen persoonlijk eigendom, maar eigendom van de kerkelijke gemeente. Er
liggen vaak afspraken over personen of gebouwen in vast, die tientallen jaren geldig zijn. Soms is het
noodzakelijk om na te gaan hoe een bepaald besluit tot stand is gekomen. Ook moet bijvoorbeeld
altijd terug te vinden zijn wanneer iemand is gedoopt.
Een andere, maar niet minder belangrijke reden is: archiefstukken zijn de bronnen voor de
geschiedschrijving. Allereerst natuurlijk voor de eigen gemeente ter gelegenheid van een jubileum,
de ingebruikname of sluiting van een kerkgebouw of ten behoeve van een gids voor
nieuwingekomenen, artikelen in het kerkblad, jaarboekje enz.
Maar daarnaast is het kerkarchief van belang voor de plaats en de regio waar de kerk gevestigd is.
Deze zgn. cultuurhistorische waarde kan voor de overheid reden zijn om deze archieven in haar
archiefbewaarplaatsen op te nemen. Daar zijn ze veilig en kunnen ze onder deskundig toezicht
worden geraadpleegd.
De kerkelijke gemeente is dus zuinig op haar archieven, als sporen van haar verleden. Ook omdat ze
méér is dan een vereniging. Ze staat in de traditie van ‘Gods volk onderweg’, zich bewust van haar
herkomst en van haar toekomst.
1.5 Onderling overleg
Overleg tussen archiefvormer en archiefbeheerder is voor goede archivering erg belangrijk. Bij het
archiveren van digitale documenten is de samenwerking en overeenstemming in werkwijze nog veel
belangrijker geworden. De inrichting van de digitale werkplek van de archiefvormer moet overeenkomen
met die van de archiefbeheerder. Als scriba en archiefbeheerder niet al te technisch of digitaal onderlegd
zijn, is het verstandig om een gemeentelid erbij te betrekken die verstand heeft van digitale technieken,
back-upmogelijkheden én die bereid is te kijken naar de capaciteiten van de beide functionarissen en
daarop zijn advies aan te passen. Het is verstandig om werkafspraken op schrift te stellen omdat er in de
beide functies, maar vooral in die van de archiefvormer, soms veel verloop is.
Het verdient sterke aanbeveling dat de beide functionarissen elkaar ook eenmaal of tweemaal per jaar
ontmoeten en zaken doorspreken die de aandacht behoeven. Als de scriba tevens archiefbeheerder is,
kan hij dit gesprek voeren met een ander moderamenlid of kan hijzelf een actielijst afwerken.
Op een agenda zouden in elk geval de volgende zaken moeten komen:
• is er archief over te dragen vanuit het scribaat?
• is er archief over te dragen van andere archiefvormers?
• hoe groot is de werkvoorraad van de archiefvormer?
• hoe gaat de waardering en selectie van digitale documenten precies in het werk?
• loopt de back-upprocedure volgens afspraak?
• zijn er knelpunten geweest in overdracht in de afgelopen periode?
• zijn er door de scriba nieuwe zaakdossiers aangemaakt of is daar behoefte aan?
• zijn de digitale documenten nog toegankelijk (is het bestandsformaat nog leesbaar of moet er
gemigreerd worden?)
• moeten digitale documenten vernietigd worden? (zo ja, dan wordt een protocol gevolgd en een
machtiging tot vernietiging voorbereid, zie hoofdstuk 5.1 uit deze Richtlijn)
• zijn er steekproeven genomen ten aanzien van de toegankelijkheid van digitale documenten
• strategische overwegingen:
– zijn er technische ontwikkelingen in het archievenveld die opgevolgd moeten worden?
– zijn daarvoor investeringen nodig?
– zijn de gebruikte dragers nog geschikt?
In hoofdstuk 4 van deze Richtlijn wordt verder ingegaan op digitaal archiveren.
Richtlijn voor kerkelijk archiefbeheer – Archief- en Documentatiecentrum Kampen – juni 2008 5
100
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed