Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

voorschrift hierover in de Richtlijn. Ik adviseer het ADC om de ontwikkelingen hiervan te blijven volgen.
Zie paragraaf 3.5.
3. Links en informatie over archiefbeheer plaatsen op de website
Voor archiefvormers en archiefbeheerders van kerken is het belangrijk om links aangeboden te
krijgen naar websites die adviezen geven over de praktische kanten van het archiefbeheer, zoals nu al
gebeurt. Naast enkele in de Richtlijn genoemde websites zijn er meer en ook modernere initiatieven
te noemen. Ik beveel het ADC aan deze op de website te plaatsen en ook ruimte in te richten voor een
forum, wiki of FAQ als het gaat om zaken die spelen bij kerkelijk archiefbeheer.
Naast de tijd die het creëren van een forum, wiki of FAQ het ADC gaat kosten, kan er ook tijdwinst
geboekt worden als daardoor vragen niet een voor een worden behandeld door de archivaris van het
ADC. Zie paragraaf 5.3.
4. Onderzoek naar documentmanagementsystemen en recordsmanagementapplicaties
Het verdient aanbeveling om als ADC een onderzoek te laten verrichten naar de mogelijke
implementatie van kleine of grotere documentmanagementsystemen en recordsmanagementapplicaties
bij plaatselijke gemeenten. Daarnaast wil ik een suggestie uit het werkveld doorgeven om
te onderzoeken of het ADC zelf een documentmanagementsysteem of recordsmanagementapplicatie
kan aanschaff en en die inzetten voor gebruik door plaatselijke kerken. Beide aspecten zouden
kunnen worden onderzocht door een onderzoeker of archivistiekstudent. In samenwerking met de
Archiefschool is dit onderzoek wellicht uit te voeren. Zie ook paragraaf 6.2.
5. Archiefschema
Het ADC zou er goed aan doen het Archiefschema zoals dat op de website staat, te actualiseren. Dat
kan in overleg met het werkveld. Na aanpassing dient dit ook gecommuniceerd te worden met de
plaatselijke kerken. Zie paragraaf 6.5.2.
6. Digitalisering van analoge documenten
Ik adviseer het ADC om kerken aan te bevelen om in zijn algemeenheid niet alle analoge
archiefdocumenten te digitaliseren. De inspanning om te bereiken dat alle archiefdocumenten
volledig digitaal doorzoekbaar zijn, is mijns inziens te groot in relatie tot het nut. Een tussenstap is
te maken door bijvoorbeeld alle verslagen en notulen te digitaliseren. Maar er zullen gemeenten zijn
waar menskracht en kennis aanwezig is om het complete archief om te zetten in digitale bestanden.
9.4 Conclusie
Ik schrijf deze aanbevelingen bewust in drie gedeelten:
1. Mijn belangrijkste aanbeveling is het toetsen en in omloop brengen van de Richtlijn, zodat de
plaatselijke kerken hun werkwijze kunnen aanpassen als het gaat om digitaal archiveren van
digitale archiefdocumenten (paragraaf 9.1);
2. Verder beveel ik het ADC het werken aan met geplande en doordachte publiciteit volgens het
Communicatieplan (paragraaf 9.2);
3. Ten slotte leg ik enkele overige adviezen aan het Archief- en Documentatiecentrum voor die met
het onderzoek te maken hebben en die ik van groot belang acht, maar die niet alle terugkomen
in de concept-Richtlijn die ik voor deze scriptie heb geformuleerd. Ik verwacht dat ook deze
adviezen dienstig kunnen zijn aan de taak die het ADC heeft ten aanzien van het geven van
voorlichting aan plaatselijke gemeenten (paragraaf 9.3).
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
49