Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

4.4 Digitale archivering met speciale systemen
Al in de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw ontstond het besef dat digitale archivering andere
eisen stelt aan archivarissen dan de traditionele vorm van het archiveren van veelal papieren
documenten. De digitalisering is langzaam de samenleving binnengeslopen om nooit meer weg te
gaan, integendeel: steeds verder door te dringen. Een archivaris die digitale documenten printte en
traditioneel archiveerde, kon daarmee steeds moeilijker zijn informatie bijhouden.
Aan het eind van de twintigste eeuw is er veel onderzocht en geschreven over digitaal archiveren. Er
is gezocht naar oplossingen om een situatie te voorkomen zoals ik in de inleiding op het Voorwoord
op pagina 2 heb opgenomen. In Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, het SAP-jaarboek 1999,
schrijven enkele professionals al over digitale archivarissen, de rol van recordsmanagement en de
invloed van informatietechnologie op het archiefvak. In het digitale tijdperk kunnen we niet naar
archief blijven kijken zoals ruim een eeuw geleden gebeurde.
Thomassen schrijft (p. 75) in zijn artikel Paradigmatische veranderingen:
,,Mensen zijn geneigd de nieuwe wereld in termen van de oude te beschrijven. (…) Dat is ook de les
die Hugh Taylor ons wilde leren: het nieuwe paradigma van de archiefwetenschap is niet het oude
archivistische paradigma met het woord digitaal ervoor. Het nieuwe archivistische paradigma is
een nieuw verklaringsmodel voor een wetenschapsgebied dat in een nieuwe ontwikkelingsfase
is terechtgekomen, een verklaringsmodel waarin de fundamentele eigenaardigheden van
de wetenschappelijke discipline opnieuw zijn gedefi nieerd op basis van de herformulering en
herijking van de klassieke noties.’’
Als belangrijk kenmerk van een nieuw paradigma ziet Thomassen de procesgebonden informatie.
Informatie wordt niet als doel op zich opgeslagen, maar om samenhang aan te tonen tussen
informatie en werkproces. Een archiefdocument staat in relatie tot een proces dat het document heeft
veroorzaakt en erdoor wordt gepresenteerd.
Deze visie op archivistiek komt niet voort uit digitalisering, maar heeft er wel veel mee te maken.
Doordat sinds de jaren 80 van de vorige eeuw de automatisering aan invloed won in een tempo
dat moeilijk was bij te houden, ontstond er behoefte aan een methode van digitale duurzaamheid,
omdat digitale documenten alleen in een digitale omgeving hun context en metadatagegevens
kunnen representeren. Er komt meer nadruk op de werkprocessen en op de context waarin
archiefdocumenten tot stand zijn gekomen. Er groeit een behoefte aan het vastleggen van de
informatie die de context beschrijft. Dit vraagt om een digitaal informatiesysteem dat het vastleggen
van kenmerken bij een document toestaat.
De Archiefwet 1995 blijkt bovendien niet toereikend om digitale archivering te regelen. Mede daardoor
ontstonden allerlei initiatieven om systeemmatig aan het werk te gaan, vooral vanuit de overheid. Zo
publiceerde Peter Horsman in april 1999 een rapport Archivering van Elektronische Post 1 , in opdracht
van het Programma Digitale Duurzaamheid. Dit programma was gericht op bewustwording en
onderzoek naar mogelijkheden voor duurzame digitale opslag en archivering bij overheden. Maar
ook door andere initiatieven werden onderzoeken gepresenteerd en voorstellen voor programmatuur
uitgewerkt. Zo ontstonden de diverse documentaire-informatievoorzieningssystemen en
documentmanagementsystemen, waarvan er alleen maar meer lijken te komen.
Op dit moment zijn er talloze informatiesystemen beschikbaar. In het kader van mijn scriptie richt ik
me op systemen en initiatieven voor de Nederlandstalige markt.
Hierna benoem ik eerst enkele van deze initiatieven en daarna werk ik er enkele uit die op dit moment
relevant zijn, namelijk: diverse recordsmanagementapplicaties, documentaire-informatievoorzieningssystemen
en documentmanagementsystemen. In paragraaf 4.5 beschrijf ik enkele specifi eke
initiatieven rond digitaal archiveren, namelijk Testbed Digitale Bewaring, e-David en Digidiva.
1 Peter Horsman MSc, Archivering van Elektronische Post. Methoden, meningen en alternatieven. Amsterdam, 1999,
in opdracht van het Programma Digitale Duurzaamheid.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
21