Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten’’. Op de Archiefschool spreekt men van
procesgebonden documenten, die in een werkproces zijn ontstaan en bewaard worden om vanuit
diezelfde of andere werkprocessen te kunnen worden bevraagd. Er zijn andere soortgelijke defi nities
gangbaar. Ik gebruik bij voorkeur het begrip archiefdocument.
Een verschil tussen een papieren en een digitaal document is dat de papieren vorm een fysieke
eenheid met zijn drager vormt, terwijl dat bij een digitaal document niet het geval is.
In het verderop in deze scriptie besproken eDAVID-project (eDAVID staat voor Expertisecentrum
‘Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten’) benadert men digitale
archiefdocumenten als volgt:
,,Digitale archiefdocumenten zijn (…) meer dan louter digitale objecten. Digitale archiefdocumenten
onderscheiden zich van digitale objecten en digitale informatie door hun:
− vaste documentaire vorm: de samenstelling en de weergave van het document vastleggen [sic;
bedoeld zal zijn … legt de samenstelling en de weergave van het document vast; MG]
− statische of gefi xeerde inhoud (‘capture’)
− identifi ceerbare context: archivalische band met de archiefvormer, met het werkproces
waarbinnen ze werden gecreëerd of ontvangen, met gerelateerde papieren en digitale
documenten.’’ 1
In een digitaal archiefdocument zijn de volgende vijf componenten te onderscheiden:
de inhoud, de structuur, de context, de vorm en het gedrag.
De inhoud, de structuur en de context van een archiefdocument zijn essentiële componenten bij
archiefwaardering; voor de vorm en het gedrag geldt dit niet altijd. Deze laatste componenten zijn
overigens moeilijk te archiveren omdat ze vaak afhankelijk zijn van ‘performance’ in specifi eke
softwarepakketten. De drie essentiële aspecten (inhoud, structuur en context) móéten worden
gearchiveerd, terwijl de incidentele eigenschappen gewijzigd mogen worden of zelfs verloren
kunnen gaan. Dit hangt af van het werkproces. Artikel 2, onder a, van de Regeling geordende en
toegankelijke staat archiefbescheiden 2 uit 2002, schrijft: ,,De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk
van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en vorm bij het
ontstaan, één en ander voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering
van het betreff ende werkproces.’’ De conceptherziening uit 2006 voegt aan inhoud, structuur en
verschijningsvorm nog gedrag toe. De Rijksarchiefi nspectie schrijft in een toelichting op de regeling 3 :
,,Authenticiteit wil zeggen dat de archiefbescheiden dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op
het moment van ontstaan ... Het hangt af van de eisen van het werkproces welke elementen – in het
bijzonder welke elementen van structuur en vorm – behouden moeten blijven. ... De in de onderscheiden
werkprocessen te stellen eisen aan inhoud, structuur en vorm zullen afzonderlijk moeten worden
vastgesteld.’’ (p. 6)
Ik wil hier ook een uitgebreid citaat van Owen weergeven, uit 1999. Hij geeft aan dat het begrip
document in het digitale tijdperk niet dezelfde inhoud heeft als vroeger:
,,Een ander voorbeeld dat aangeeft dat we in het digitale domein niet meer uitsluitend te maken
hebben met documenten in de traditionele betekenis, is het probleem dat we ondervinden zodra
we proberen om digitale informatie op het netwerk te archiveren. Archiveren is zo’n traditioneel
begrip uit de klassieke documentatiewereld: je neemt een document, zet het op de plank en
1 http://www.expertisecentrumdavid.be/davidhandboek/a_digitaal_archiefdocument.htm#_ftnref5,
geraadpleegd 5 maart 2008.
2 http://www.model-dsp.nl/download/FAQ/versie%20september%202005.pdf, geraadpleegd 5 maart 2008.
3 Rijksarchiefi nspectie (2001). Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden; brochure in het
voorlichtingstraject ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor
archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefi nspectie.
http://www.nationaalarchief.nl/images/3_2598.pdf, geraadpleegd 3 april 2008.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
19