Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

48
Hoofdstuk 9
Adviezen en aanbevelingen aan
het Archief- en Documentatiecentrum
In dit hoofdstuk geef ik advies en doe ik aanbevelingen aan het Archief- en Documentatiecentrum
in Kampen ten aanzien van het onderwerp van deze scriptie, Digitaal archiveren en kerkelijke
archieven. Dit hoofdstuk is een logisch vervolg en een afronding van de voorgaande hoofdstukken.
Om die reden formuleer ik mijn adviezen en aanbevelingen kort en bondig en verwijs ik naar de
hoofdstukken en pagina’s in deze scriptie waar ik de basis voor de aanbevelingen heb neergelegd.
9.1 Advies over de Richtlijnen
Het belangrijkste doel van mijn onderzoek was het presenteren van een aangepaste Richtlijn voor
kerkelijke archiefvormers en archiefbeheerders, waarin meer dan in de vorige versie aandacht wordt
besteed aan digitaal archiveren. Bij de presentatie daarvan in deze scriptie heb ik aan mijn doelstelling
voldaan. In Bijlage IV heb ik een concept voor deze nieuwe Richtlijn opgenomen. Ik adviseer het
Archief- en Documentatiecentrum om deze Richtlijn actief uit te dragen en onder de plaatselijke
Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) te verspreiden.
Ik realiseer me dat er hoge werkdruk is bij het ADC en dat het in de praktijk niet eenvoudig zal zijn
om hiervoor tijd vrij te maken, maar plaatselijke kerkelijke functionarissen hebben grote behoefte
aan concrete voorstellen voor archiefbeheer. Vandaar dat ik ook adviseer om een of twee keer per jaar
grondig na te denken over actualisering van het document en daarin het werkveld te betrekken.
De ideeën moeten uiteraard ook opgevolgd worden door concrete acties.
9.2 Advies over het Communicatieplan
Om de communicatie rond de Richtlijn te ondersteunen, adviseer ik met klem dat de medewerkers de
acties ondernemen die in het Communicatieplan in hoofdstuk 8 genoemd zijn.
Aan de verschillende nieuwe aspecten in de Richtlijn zou ook door artikelen in het eigen periodiek
adcetera extra aandacht besteed kunnen worden.
9.3 Overige adviezen en aanbevelingen
Tijdens mijn onderzoek ben ik een aantal zaken tegengekomen buiten het advies over de Richtlijn om.
Ik heb ze hieronder kort uitgewerkt als advies of aanbeveling en verwijs daarbij naar de plaats waar ze
in deze scriptie zijn uitgewerkt.
1. Wet bescherming persoonsgegevens
Ik adviseer het Archief- en Documentatiecentrum binnen de kerken aandacht te vragen voor het
naleven van bepalingen in de Wet bescherming persoonsgegevens, als het gaat om het bijhouden,
archiveren en beschikbaarstellen van informatie uit de ledenadministratie. Het zou voor plaatselijke
protestantse kerken aan te bevelen zijn om op dit vlak een statuut of reglement vast te stellen, in lijn
met de Wbp. Zie paragraaf 3.2.
2. Digitale handtekening
Ontwikkelingen rond de status van de digitale handtekening kunnen leiden tot opname van een
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed