Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Samenvatting
Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen heeft een voorlichtende taak ten aanzien
van archiefvormers en archiefbeheerders in de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) op het terrein van
archiefbeheer. Op vragen rond het archiveren van digitale archiefdocumenten is de beantwoording
in het standaarddocument, de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en
archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten, niet bij de tijd. Archiefvormers wordt geadviseerd digitale
documenten te printen en vervolgens te bewaren.
In mijn onderzoek ben ik nagegaan welke mogelijkheden archiefvormers en archiefbeheerders ter
beschikking staan voor het beheren van digitale archiefdocumenten. Door de beperkte grootte van
de meeste kerkelijke gemeenten lijkt een investering in grote informatiesystemen niet opportuun.
Daarom beveel ik het ADC aan om te onderzoeken of er gecentraliseerd kan worden gewerkt met een
informatiesysteem. Daarnaast geef ik een advies aan het ADC om de Richtlijnen aan te passen op
korte termijn en daarin een paragraaf over digitaal archiveren op te nemen.
Ik stel voor om digitaal aangeleverde archiefdocumenten digitaal op te slaan – volgens een
bepaalde structuur – op de computer van de archiefvormer. De archiefvormer zorgt voor frequente
overbrenging van digitale archiefdocumenten naar de archiefbeheerder die in dezelfde structuur
werkt. De archiefbeheerder en de archiefvormer maken samen goede afspraken en zorgen voor
geregeld overleg over ontwikkelingen en gewaarborgde toegankelijkheid.
Summary
The Archives and Documentation Center (ADC) 1 in Kampen, The Netherlands, has an advisory role
toward archive creators and managers within the Dutch Free Reformed Churches 2 regarding archive
management. Concerning questions regarding the archiving of digital documents, the standard
instructional booklet Guidelines on ecclesiastical archive management, intended for archive creators
and managers within local congregations 3 is not up-to-date anymore: archive creators are currently
being advised to print digital documents and store the hard copy.
In my research I investigated what possibilities archive creators and managers have at their disposal
for managing digital records. In view of the limited size of most congregations, each investing on its
own in major information systems would not seem expedient. I therefore recommend the ADC to
investigate whether working with a centralized information system would be possible. I furthermore
advise the ADC to update their Guidelines in the near future and include a paragraph on digital
archiving.
I propose the following: archive documents that have been supplied digitally will be stored in
digital form on the computer of the archive creator, thereby adhering to a certain fi ling structure.
The archive creator is responsible for the periodic and frequent transferring of digital records to the
archive manager, who will be working with the same fi ling structure. Archive creator and archive
manager will make clear arrangements for the practical implementation and will frequently confer
on developments and guaranteed accessibility.
1 Dutch name: Archief- en Documentatiecentrum
2 Dutch name: Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt)
3 Dutch title: Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in
kerkelijke gemeenten
6
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed