Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Verenigingen
Veel kerken kennen of kenden verenigingen voor bijvoorbeeld Bijbelstudie. Deze verenigingen
houden of hielden verslagen bij in het notulenboek en voerden een beknopte boekhouding en
ledenadministratie. Verenigingen zijn zelfstandig en vallen veelal niet rechtstreeks onder de
kerkenraad. Vandaar dat men in de Richtlijnen ook wel spreekt van semi-kerkelijke archieven. Omdat
de inhoud van het archief van belang kan zijn voor reconstructie van het kerkelijk leven in een
bepaalde periode, is het mogelijk en wenselijk om deze archieven in het kerkarchief onder te brengen.
Archivaris of archiefbeheerder
In sommige kerkelijke gemeenten is de scriba van de kerk tevens archiefbeheerder. In mijn onderzoek
was dat het geval in circa 22% van de gemeenten die reageerden. Ik verwacht dat het aantal in alle
onderzochte kerkgenootschappen wel groter zal zijn.
In andere gemeenten is een aparte archiefbeheerder aangesteld om het oud archief van de kerk te
beheren. Beheren houdt in de praktijk in: ordenen, materieel verzorgen en beschikbaar stellen. In de
aanloop naar mijn onderzoek bleek dat sommige archiefbeheerders wel iets digitaal opslaan, maar dat
er meestal geen totaalplan is gemaakt voor het omgaan met digitale archiefdocumenten. 65% van de
archivarissen verwerkt alleen papieren archiefdocumenten, van de 35% die ook digitale documenten
ontvangt is een groot aantal archivaris die alleen een cd of dvd aanpakt en opbergt.
2.5 Beperking onderzoeksgebied en afronding
In mijn onderzoek richt ik me primair op de kerkenraad als archiefvormer, met de scriba als uitvoerder,
en op de archivaris. Daarmee beperk ik me dus ten aanzien van het totale veld van de kerkelijke
archieven omdat het onderzoeksterrein anders te breed wordt voor mijn scriptie.
Ik verwacht dat de andere archiefvormers (van bijvoorbeeld commissies, boekhouding en
ledenadministratie), in de lijn van de conclusies die ik heb uitgewerkt voor de kerkenraad als
archiefvormend lichaam, hun eigen invulling kunnen geven aan digitale archivering.
Wel adviseer ik het Archief- en Documentatiecentrum binnen de kerken aandacht te vragen voor
het naleven van bepalingen in de Wet bescherming persoonsgegevens, als het gaat om het bijhouden,
archiveren en beschikbaarstellen van informatie uit de ledenadministratie.
In het volgende hoofdstuk ga ik daar verder op in.
12
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed