Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Sharepoint. Belangrijk bij deze werkwijze is dat er goede afspraken zijn over de structuur tussen de
scriba en de archiefbeheerder en dat de afspraken nauwkeurig worden gevolgd.
De e-mailberichten worden opgeslagen in het mailsysteem en frequent geback-upt.
Voor per e-mail ontvangen berichten geldt dat de attachments in het zaakdossier in de
directorystructuur kunnen worden gearchiveerd, als de archiefvormer of archiefbeheerder daar
aanleiding toe ziet. In situaties waarin de archiefbeheerder de informatie in het mailbericht wil
bewaren bij het dossier, kan hij ervoor kiezen het e-mailbericht als een PDF-bestand op te slaan.
Daarbij moet ervoor gezorgd worden dat de naamgeving duidelijk maakt wat het oorspronkelijke
document is en bij welk dossier het hoort.
Boudrez beschrijft deze werkwijze in zijn document Digitale documenten archiveren. Aandachtspunten
en vuistregels: 1
,,Digitale documenten zijn pas begrijpbaar wanneer bekend is binnen welke context ze werden gecreëerd
of ontvangen. In enkele gevallen bevatten de documenten een verwijzing naar die context, maar
doorgaans is die informatie niet expliciet aanwezig. Voor een optimaal hergebruik is het belangrijk dat
de relatie van een document met een dossier of een onderwerp op een expliciete wijze wordt aangegeven
zodat hun ontstaans- en gebruikscontext duidelijk is.
Eén mogelijkheid om dit te realiseren is de documenten voorzien van de nodige metadata zodat duidelijk
wordt gemaakt binnen welke context ze werden opgemaakt, ontvangen en/of gebruikt. Deze aanpak
vraagt om een grote mate van automatisering. Een andere en eenvoudiger manier is het vormen van
dossiers of onderwerpsmappen. In de digitale mappen worden alle documenten die over die zaak of dat
onderwerp handelen samen bewaard. E-mails en hun bijlagen worden best in de overeenstemmende
dossier- of onderwerpsmap opgeslagen, en blijven niet gewoon in het emailsysteem staan. Binnen een
Windows-desktopomgeving kun je bijvoorbeeld hiervoor in de Windows verkenner mappen aanmaken,
die dan alle documenttypes bevatten die over dezelfde zaak of hetzelfde onderwerp handelen.’’
De werkwijze om e-mailberichten in het zaakdossier via Windows Verkenner op te slaan, acht ik
archivistisch gezien niet optimaal. Zo sla je documenten op zonder ze te verrijken met metadata en is
de link tussen een e-mailbericht en een attachment niet gewaarborgd. Daarmee is de toegankelijkheid
niet ideaal geregeld.
Ik adviseer daarom om e-mailberichten te archiveren met behulp van de standaardmailapplicatie en
de berichten op te slaan volgens een gelijke systematiek als documenten.
Vanuit deze oplossing zou toegewerkt kunnen worden naar een situatie als
beschreven in paragraaf 6.2 en 6.3. Ook of júíst in deze situatie is het archiveren
van een papieren neerslag van als cultuur- en kerkhistorisch belangrijk aan te
merken documenten (notulen, werkplannen en beleidsnota’s) van groot belang.
Hoe zou deze oplossing in de praktijk kunnen werken? Ik werk het uit voor
respectievelijk de archivering van documenten en e-mail en de back-upoplossing.
Documenten
De scriba houdt in de Verkenner een mappenstructuur per jaar aan, zoals in het voorbeeld hierboven.
Elke twee maanden – of net zo vaak als onderling is afgesproken – brandt hij van het laatste jaar een
cd en geeft die door aan de archivaris. Deze kopieert de documenten naar de op de archief-pc staande,
gelijke mappenstructuur. De rol van de cd is daarmee in het archiveringsproces feitelijk uitgespeeld,
maar de cd kan tijdelijk als back-up bewaard worden. De scriba zal sommige documenten van zijn pc
verwijderen. De bestanden op zijn kerk-pc zijn immers niet anders dan werkvoorraad; documenten
waarvan het handig is dat hij ze ‘op voorraad’ heeft. Hij moet verder kunnen vertrouwen op de
archiefbeheerder als het gaat om het toegankelijk maken van documenten.
1 http://www.edavid.be/docs/DigitaleDocumentenArchiveren_AandachtspuntenVuistregels.pdf
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
37