Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Voor de archivering door plaatselijke kerken is niets bij wet geregeld. De Archiefwet en de daarvan
afgeleide regelingen zijn enkel van toepassing op overheidsorganen en zelfstandige en publieke
bestuursorganen.
Conform de Archiefwet zijn overheidsorganen verplicht hun archieven te bewaren in goede en
geordende staat. Eigenaren van particuliere archieven, waar ook kerkelijke archieven onder vallen,
kennen zo’n verplichting dus niet.
Doordat de plaatselijke kerken zijn aangemerkt als rechtspersoon zijn er echter wel andere regels
waaraan zij zich dienen te houden. In literatuuronderzoek ben ik twee wetten tegengekomen die van
belang zijn voor archivering in kerken. In de eerste plaats de Wet bescherming persoonsgegevens (zie
paragraaf 3.2) en in de tweede plaats wetgeving in het Burgerlijk Wetboek die bewaarverplichtingen
regelt (zie paragraaf 3.3). Zo moet een rechtspersoon de bedrijfsadministratie zeven jaar bewaren.
Ook elke belastingplichtige moet zijn fi nanciële bescheiden een aantal jaren bewaren. In de
paragrafen 3.4 en 3.5 beschrijf ik twee aangelegen punten.
3.2 Wet bescherming persoonsgegevens
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vaak in het nieuws. De wet is bedoeld om kaders
aan te geven voor privacy, de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van persoonsgegevens.
De Wbp raakt het archiefwerk in het bijzonder als het gaat om de opslag en het verwerken van
lidmaatschapsgegevens van kerkleden. In deze paragraaf wil ik nadenken over de invloed van de
wet op de archieven van kerken. De wet noemt een persoonsgegeven ,,elk gegeven betreff ende een
geïdentifi ceerde of identifi ceerbare natuurlijke persoon’’. In een toelichting blijkt dat de Wbp niet
van toepassing is op overleden personen. Verder dat niet elk document waarin een persoon wordt
genoemd onder de Wbp valt; slechts een document dat door middel van persoonsgegevens ontsloten
wordt, valt onder het werkingsgebied van de Wbp.
In art. 17 staat vermeld dat het algemene verbod om persoonsgegevens te verwerken die betrekking
hebben op godsdienst of levensovertuiging niet geldt als het een kerkgenootschap is dat die
verwerking verricht, als het gaat om personen die tot dat genootschap behoren. Dit betekent dat de
Wbp ook voor de kerken geldt, maar dat men gerechtigd is de lidmaatschapsgegevens te verwerken.
In een vrijstellingsbesluit op de Wbp 1 is in artikel 4 nader uitgewerkt wat genootschappen op
geestelijke grondslag wel aan persoonsgegevens mogen verwerken. Het artikel luidt:
Artikel 4. Genootschappen op geestelijke grondslag
1. Artikel 27 van de wet is niet van toepassing op verwerkingen van kerkgenootschappen of andere
genootschappen op geestelijke grondslag betreff ende de daartoe behorende personen en hun
gezinsleden of begunstigers, voor zover deze verwerkingen voldoen aan de in dit artikel vermelde
eisen.
2. De verwerking geschiedt slechts voor:
a. de activiteiten die het betrokken genootschap volgens zijn statuut uitoefent;
b. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;
c. het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften, waaronder begrepen het in
handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
1 http://www.cbpweb.nl/indexen/ind_wetten_wbp_vrijstellingsbesluit.stm (Besluit van 7 mei 2001, houdende
aanwijzing van verwerkingen van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld van de melding bedoeld in artikel 27
van de Wet bescherming persoonsgegevens (Vrijstellingsbesluit Wbp)), geraadpleegd op 17 december 2007.
14
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed