Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

digitaal beheer. Het is een oplossing die voorziet in desgewenst volledig digitaal werken maar nog niet
op het niveau van een grote recordsmanagementapplicatie. Deze tussenoplossing moet zodanig zijn
opgezet en ingericht, dat het een ‘eindoplossing’ als in paragraaf 6.2 voorgesteld niet in de weg staat.
In de vragenlijst heb ik enkele reacties aangetroff en van functionarissen die vragen naar
tussenvoorstellen. Men wil dan informatie over een digitaal beheerssysteem, over OCR-software of
over back-up- en opslagmogelijkheden.
Thom van der Mijden, archivaris van de GKV Ede-Noord, schrijft daarover het volgende 1 :
,,Wat mij (…) het meest opvalt is dat de functie van raadpleging van het lopende archief voor
beleidsondersteuning en beleidsuitvoering steeds belangrijker wordt. Dit komt door:
1. de kortere levensduur van bestaand beleid bij de kerkenraad;
2. vaker opnieuw antwoorden, reageren op vraagstukken die spelen bij de kerk(leden);
3. toename van diversiteit van onderwerpen die spelen binnen en buiten de kerk.
Dit leidt tot een andere prioriteit in de archieff unctie en de wijze van ontsluiting. Er is een
toegenomen wens van archiefgebruikers om de informatie digitaal te ontvangen. Daarnaast is er
de wens om gevraagde informatie snel beschikbaar te hebben, zoals men dat in zakelijk verkeer
gewend is. Het frequenter raadplegen van bestaande informatie in het kerkelijk archief vraagt om
een inrichting als een documentbeheersysteem, welke op een computer toegankelijk is.’’
Van der Mijden heeft een punt als hij vervolgens constateert dat de meeste te archiveren informatie
digitaal wordt aangeleverd:
,,In de praktijk blijkt dat de scriba van een plaatselijke kerk alle belangrijke informatie voor de
werkprocessen binnen een kerkelijke gemeente via E-mail, Word-documenten of PDF-bestanden
verwerkt, opslaat en verspreidt. Dat betekent dat 90% op digitale wijze bewaard kan worden.
Alleen de per papieren post binnengekomen stukken die relevant zijn voor dossiervorming zouden
gescand moeten worden voor digitaal bewaren. De rest van de post is meestal foldermateriaal.
Zo ontstaat er bij de scriba, maar ook bij andere kerkelijke werkers een noodzaak om alle
informatie t.b.v. het lopende archief op een consistente wijze op te slaan met behoud van een
full text zoekfunctie. De behoefte aan metadata is niet direct aanwezig, maar wel bij defi nitieve
archiefvorming. Ondersteuning kan worden geboden door een documentmanagementsysteem.
(…)
De meest voorkomende soorten documenten die gebruikt worden zijn: Worddocumenten,
Outlookberichten en Adobe PDF bestanden. Bij invoering van een documentmanagementsysteem
(DMS) op een computer zal het MS Word-programma een functie- en menu-uitbreiding
ontvangen. Bij aanmaak van een nieuw Worddocument worden eerst gegevens gevraagd over het
documentonderwerp, de auteur, trefwoorden om te zoeken, kortom metadata.’’
Uit een aanvullend onderzoek onder een twintigtal scriba’s bleek dat het aantal papieren documenten
dat voor archivering in aanmerking komt, marginaal is en snel afneemt. Het aantal digitale berichten
groeit snel. Uiteraard is dat per kerk verschillend, maar een groot deel wordt naar alle kerken tegelijk
gezonden. Vaak is de scriba het postadres voor de hele kerk en stuurt hij (digitale) post door naar de
juiste functionarissen in de gemeente.
Voor kerken die een archiefbeheerder hebben aangesteld die sterk digitaal is ingesteld en wellicht ook
uit professioneel oogpunt ervaring heeft met informatiesystemen, adviseer ik om te zoeken naar een
softwarepakket waarin digitaal beheer goed kan worden geregeld. Omdat het kerkelijk archief een
overzichtelijk geheel blijft, is het prima mogelijk om dit met een ‘beperkt’ softwarepakket inclusief
een database goed te beheren. Het belang van digitaal archiveren is voor mij gelegen in het feit dat
1 E-mailwisseling 27 maart 2008
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
35