Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Informatiesystemen voldoen in de praktijk van de bedrijfsvoering binnen organisaties en bedrijven.
Daarmee was er echter nog geen archiveringssysteem gecreëerd. In een archiveringssysteem
is het niet alleen mogelijk om informatie op te slaan en te omringen met specifi eke opslag van
kenmerken, metadata genoemd, het archiveringssysteem biedt ook een totaaloplossing voor alle
informatiesystemen in een hele organisatie. Horsman zegt daarover in Archiveren. Een inleiding (p. 41):
,,Je zou kunnen zeggen dat een archiveringssysteem een ondersteunende en faciliterende rol
vervult voor andere informatiesystemen, onder meer door het beheer van gegevens over te
nemen die voor het oorspronkelijke bedrijfsproces niet meer van dagelijks belang zijn. Een
archiveringssysteem is zo een infrastructureel instrument, dat in staat is een intermediaire rol
tussen de verschillende bedrijfsinformatiesystemen te vervullen, en niet alleen tussen specifi eke
informatiesystemen, maar ook tussen de meer generieke kantoorfuncties, zoals correspondentie,
verslaglegging enz. In een geautomatiseerde kantooromgeving zal een groot deel van de
archivering uiteraard geautomatiseerd plaats vinden.
Een duidelijke meerwaarde die het archiveringssysteem biedt ten opzichte van procesgerichte
informatiesystemen is dus zijn organisatiebrede werking.
De documenten die het beheert, zijn immers – met uitzondering van vertrouwelijke documenten –
direct voor alle werkprocessen beschikbaar. Een goed werkend archiveringsysteem zorgt er voor dat
wat in het archief zit, daar niet alleen veilig is opgeborgen (of begraven), maar juist raadpleegbaar
voor ieder die daaraan behoefte heeft en daartoe is bevoegd.’’
Informatiesystemen met speciale aandacht voor de archiveerfuncties worden vaak recordsmanagement
applicaties (RMA) genoemd. Er zijn diverse documentaire informatiesystemen (DIS),
document managementsystemen (DMS) en recordsmanagementapplicaties (RMA) ontwikkeld.
Zoals vaak in archievenland is de overheid de stuwende kracht achter ontwikkelingen op het gebied
van archivering. In 2001 werd begonnen met een project om de functionele eisen op te stellen van
informatie- en archiveringssystemen die moeten voldoen aan de eisen die overheidsinstellingen
aan zo’n systeem moeten stellen, gezien ook de wet- en regelgeving inzake archivering. Uiteindelijk
resulteert dat in een oplevering van functionele eisen in het project ReMANO 2004. ReMANO (Records
Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid) is een project dat softwarespecifi caties
beschrijft voor recordsmanagement applicaties die worden gebruikt door de overheid. ReMANO is
geïnitialiseerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Informatie over het ReMANO-project is te vinden op de site van de Archiefschool 1 . De onderzoekers
(Van Bussel, Horsman en Waalwijk) zijn allen aan dit instituut verbonden. Op deze site zijn
specifi caties en uitleg rond het project te vinden.
Van Bussel heeft op de website van zijn organisatie VBDS 2 enkele tools geplaatst die kunnen helpen
om te ontdekken of een DMS voldoende aandacht besteedt aan de archiveringsfuncties. Deze tools zijn
deels gebaseerd op ReMANO 2004.
Op zijn homepage werkt hij het verschil tussen document en recordsmanagement verder uit:
,,Document Management is het geheel van mensen, middelen, kennis en procedures gericht op
de creatie, het (her)gebruik en de opslag van documenten en de daarin opgenomen gegevens in
de bedrijfsprocessen van organisaties. Records Management is het geheel van mensen, middelen,
kennis en procedures gericht op de duurzame opslag en raadpleging van documenten (en de
daarin opgenomen gegevens) alsmede de daarbij behorende context, zodat deze documenten
gebruikt kunnen worden als informatiebron in de bedrijfsprocessen van een organisatie en ter
verantwoording en bewijs.’’
1 http://www.archiefschool.nl/onderzoek/remano.htm
2 www.vbds.nl, link Tools
22
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed