Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Kerkenraad, scriba en archiefbeheerder moeten zich er dan ook regelmatig op bezinnen of het tijdstip
komt dat de traditionele werkwijze aangepast moet worden, maar alle drie moeten waken voor
overhaaste keuzes en gebrek aan deskundigheid op een van de terreinen.
Met het oog op kerk- en cultuurhistorisch onderzoek adviseer ik archiefbeheerders overigens om
belangrijke documenten als notulen en beleidsplannen ook op papier te blijven archiveren.
6.2 Een ideale situatie
Een van de lessen die ik tijdens mijn onderzoek naar digitaal archiveren heb geleerd is dat ik onderscheid
moet maken tussen de theoretische mogelijkheid en praktische haalbaarheid. Uit de vorige hoofdstukken
(4 en 5) blijkt dat het inzetten van een recordsmanagementapplicatie voor digitaal archiveren in
organisaties een ideale situatie zal zijn. Voor plaatselijke kerken is het echter meestal ondoenlijk om
daarin te investeren en om van de kerkelijk archiefbeheerders die kennis en vaardigheden te vragen
die nodig zijn voor onderhoud en beheer van archieven in zo’n applicatie. Daarom ga ik niet adviseren
om een RMA op plaatselijk niveau aan te schaff en. Het is echter wel een interessante optie – die ik als
aanbeveling aan het Archief- en Documentatiecentrum voorleg – om te laten onderzoeken of het ADC
zo’n applicatie kan beheren en ter beschikking stellen aan plaatselijke gemeenten.
Er zijn enkele serieuze opties voor systemen. Zo zijn er twee opensourcepakketten op de markt
die pretenderen een oplossing te bieden: Alfresco 1 en Xinco 2 . Xinco is op dit moment niet in het
Nederlands beschikbaar, Alfresco wel.
Daarnaast is een voor de hand liggende optie om gebruik te maken van de mogelijkheden die het
pakket Sharepoint 3 van Microsoft biedt, juist omdat veel gebruikers werken met Microsoftpakketten.
In het kader van mijn scriptie heb ik deze pakketten niet uitgebreid onderzocht of bekeken. Wat ze
gemeen hebben is dat ze gericht zijn op het beheren van documenten en dat ze ruimte bieden om
metadata toe te voegen. Verder bieden ze opties om e-mailberichten te beheren. Alfresco en Xinco
noemen op hun website dat ze ook gericht zijn op de archiefwereld.
De voordelen om het Archief- en Documentatiecentrum een centrale rol toe te bedelen zijn dat het ADC zijn
functie als kenniscentrum nog meer vorm kan geven en techniek en kennis kan centraliseren en tegelijk
decentraal oplossingen kan aanbieden voor plaatselijke gemeenten. Verder is het fi nancieel aantrekkelijk
om een dergelijke investering in geld, kennis en menskracht te bundelen in een grotere organisatie.
Ik verwacht niet louter positieve reacties omdat centraliseren van archiefopslag in de beleving van kerken
haaks kan staan op de vrijheid van plaatselijke kerken. Verder verwacht ik dat er twijfels zullen zijn over
beveiliging. In de praktijk maakt het echter niet uit of je bestanden opslaat op een pc of server die in je
woning of kerkgebouw staat of op een centraal in Nederland geplaatste server waarop je kunt inloggen
en waarvan de beveiliging goed te regelen is. Feit is dat er voor de GKv een landelijk domein is (www.
gkv.nl) dat gebruikt wordt voor het informeren van kerkleden en kerken. Plaatselijke kerken kunnen hun
website en mailadressen via deze site al laten hosten. Deze mogelijkheden zijn er wellicht ook bij de CGK
en NGK. Zo’n service aan plaatselijke kerken verschaff en lijkt me ook voor het ADC mogelijk. Wellicht dat
in de andere kerkgenootschappen soortgelijke initiatieven ontplooid kunnen worden.
6.3 Een tussenoplossing – softwarepakketten voor digitaal beheer
De oplossingen die ik voorstel richten zich primair op de plaatselijke kerken – via het Archief- en
Documentatiecentrum dat in hun richting een adviserende en voorlichtende taak heeft. Ook in de
beantwoording van de vragenlijst is gebleken dat de verschillen tussen scriba’s en archiefbeheerders
groot zijn. Het is daarom niet realistisch om te komen met één oplossing die voor ieder moet werken.
In deze paragraaf presenteer ik een ‘tussenoplossing’ voor archivarissen die sterk gericht zijn op
1 http://www.wowww.nl/alfresco/index.html
2 http://www.xinco.org/
3 http://offi ce.microsoft.com/nl-nl/sharepointserver/default.aspx
34
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed