Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

3% krijgt nooit digitale documenten en ruim 9% van de archiefvormers digitaliseert alles en voert
alleen een digitaal archief.
Overigens wordt op dit moment weinig teruggegrepen op het statisch archief (een enkele keer per
jaar) en blijkt de overbrenging van documenten naar het statisch archief zeer wisselend te gaan (van
eens in de tien tot twintig jaar tot bij wisseling van functie of tot een keer per twee weken).
In het kader van mijn vragenlijst heb ik ook vragen gesteld over de materiële verzorging. Ook daarbij
zijn veel verschillende antwoorden te lezen: de een bewaart alle documenten en dragers thuis en een
ander doet dat in de archiefkluis in de kerk. In enkele gevallen wordt bewaard of overwogen om te
gaan bewaren bij gemeentelijke archiefdiensten.
Ten aanzien van het bewaren van digitale archiefstukken zijn de antwoorden net zo divers. Veel
mensen gebruiken een externe harddisk of USB-stick; anderen maken frequent een back-up
op cd of dvd. Vanuit het oogpunt van archiveren zijn die oplossingen niet alle even geschikt; de
toegankelijkheid is niet goed gewaarborgd als een oplossing alleen maar gericht is op de opslag van
documenten. Bovendien kun je bij de oplossingen vragen stellen. USB-sticks zijn door hun kleine
formaat ideaal in het gebruik als je berichten heen en weer wilt verplaatsen, maar het formaat bergt
ook een groot risico in zich: je verliest een USB-stick vrij eenvoudig; zoals in de afgelopen jaren ook in
de actualiteit van het ministerie van Defensie regelmatig bleek. Aan dit onderwerp zal ik in de digitale
richtlijn een paragraaf wijden.
Voor het ADC zijn de knelpunten bij archivering van papieren archiefstukken van groter belang dan
voor mij. Ik heb ervoor gekozen de geënquêteerden ook over papieren archivering te bevragen om hen
te laten beseff en dat er verschillen maar ook overeenkomsten zijn tussen archivering van papieren
en digitale archiefstukken. Knelpunten voor de archiefvormers zijn het toegankelijk maken, keuzes
maken tussen wel of niet archiveren, een systematiek c.q. ordening die niet per archiefvormer wijzigt
en de opslag van documenten.
Ten aanzien van digitale archivering noemen de archiefvormers knelpunten als raadpleegbaarheid
van in het verleden opgeslagen digitale documenten (verouderde programma’s, problemen met
informatiedragers, wachtwoorden in documenten), postregistratie, back-ups en dergelijke. Uitgebreide
opmerkingen zijn verder te lezen over e-mailarchivering, naamgeving, per scriba wisselend pcgebruik.
Ik heb de archiefvormers gevraagd of ze suggesties hebben voor andere manieren van archiveren.
Enkele scriba’s suggereren een landelijke opslag en archivering vanuit een centraal dienstencentrum.
5.3 Taken archiefbeheerders
Van de archiefbeheerders beheert 60 procent alleen papieren stukken, terwijl de rest ook digitale
stukken archiveert. Een kleine groep (negen procent) archiveert alleen gedigitaliseerde documenten.
De (materiële) toerusting van archiefbeheerders is – getuige de antwoorden – vrij goed geregeld,
al zijn er wel veel vragen over toerusting met betrekking tot de keuzes die gemaakt moeten
worden (archiefschema, digitaal archiveren, wat wel en wat niet archiveren). Ik zie een verschil in
professionele archiefachtergrond terugkomen in de wensen die er leven.
Ten aanzien van papieren archivering lopen archiefbeheerders aan tegen het moeizaam ontvangen
van de stukken. Soms zijn stukken zoek of dossiers incompleet. Dit is vaak een sluitstuk bij de
archiefvormer en maakt het de archivaris moeilijk om zijn taak goed te volbrengen.
Op de vraag hoe archivarissen digitale archiefstukken archiveren, krijg ik vaak het antwoord: niet.
Archivarissen geven verder vaak opmerkingen waaruit blijkt dat ze doelen op een veilige opslag. Ik
krijg toelichtingen over het opslagmedium en de plaatsing in directory’s. Veelal ontbreekt informatie
over ordening dan wel het aanbrengen van een codering en toegankelijkheid, kenmerken die opslag
onderscheiden van archiefbeheer. Soms wordt toegankelijkheid benaderd als doorzoekbaarheid.
Bij knelpunten rond digitale archivering wordt het vaakst genoemd het ontbreken van richtlijnen en
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
31