Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede
bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. gegevens betreff ende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard
daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van het genootschap;
d. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften;
e. andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist
ingevolge het statuut van het betrokken genootschap;
f. gegevens betreff ende godsdienst of levensovertuiging van de gezinsleden, tenzij het betrokken
gezinslid daartegen schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.
4. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. de tot het genootschap behorende personen en hun gezinsleden of de begunstigers;
b. de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
c. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede
lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
d. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of artikel 9, derde lid, van de wet.
5. De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het lidmaatschap of het
contact met het betrokken gezinslid is beëindigd, dan wel de betrokkene te kennen heeft gegeven
dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk
zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Artikel 4, lid 4d, verwijst naar artikel 8 en 9. In deze artikelen staat onder meer:
Artikel 8
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
a. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de
verantwoordelijke onderworpen is;
d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene.
Artikel 9
3. Verdere verwerking van de gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden,
wordt niet als onverenigbaar beschouwd, indien de verantwoordelijke de nodige voorzieningen
heeft getroff en ten einde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten
behoeve van deze specifi eke doeleinden.
Voor kerkelijke archieven is dit besluit helder: er is een beperking aan wat vastgelegd mag worden om
de ledenadministratie op orde te houden en de informatie mag niet aan mensen worden verstrekt die
niet direct belanghebbend zijn. Wel mag de boekhouder het giftenoverzicht bewaren en archiveren, en
evenzo mag de administrateur de ledenlijst opslaan als deze aan bovenstaande bepalingen voldoet.
In zijn algemeenheid geldt voor ledenadministrateurs van kerken dat zij zich aan deze bepalingen
dienen te houden. Dat betekent overigens ook dat het wijs is om in papieren uitgaven van een
ledenlijst de bepaling op te nemen dat deze informatie alleen wordt verstrekt aan leden van de
gemeente. Het is zeker niet toegestaan om de ledengegevens via internet te publiceren.
Het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies, een regeling van het R.-K. Kerkgenootschap,
heeft de toepassing van de Wbp op de parochieadministratie uitgewerkt.
In artikel 3 van dit reglement noemt men als doeleinden van zo’n verwerking:
De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op de registratie van de katholieken, die tot de
parochie behoren vanwege hun lidmaatschap van de Rooms Katholieke Kerk teneinde
a. te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het kerkelijk recht worden
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
15