Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

30
Hoofdstuk 5
Vragenlijst – inhoud en conclusies
In dit hoofdstuk bekijk ik het werkveld van kerkelijk archiefvormers en archiefbeheerders. Ik heb
hen in een vragenlijst bevraagd op hun werk en eventuele knelpunten. In paragraaf 2 en 3 van dit
hoofdstuk wil ik de grootste knelpunten op het terrein van digitaal archiveren belichten.
Daarnaast heb ik andere, algemenere vragen gesteld. In paragraaf 5.1 werk ik die uit voor het
kerkelijk archievenveld.
5.1 Vragenlijst
In januari heb ik een vragenlijst opgesteld en verzonden naar scriba’s en archivarissen van de
Christelijke Gereformeerde Kerken, Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) en Nederlands Gereformeerde
Kerken in drie provincies: Gelderland, Flevoland en Utrecht. De vragenlijst is als bijlage 1 op genomen in
deze scriptie.
Het doel van deze vragenlijst was drieledig: ik wilde in contact komen met een deel van de doelgroep
om kennis op te doen van hun werkzaamheden, ik wilde hun werkwijze en de knelpunten die ze
daarin ervaren leren kennen en ik wilde hen door de vragenlijst bewust maken van digitaal archiveren.
Daarnaast was het prettig om mijn onderzoeksopdracht bij hen neer te leggen om hen op deze manier te
attenderen op het werk van het Archief- en Documentatiecentrum en mijn onderzoek. Ik heb het lezen
van de reacties ook als een stimulans ervaren om mijn onderzoek goed uit te voeren. Toen ik aan mijn
onderzoek begon had ik geen pasklare antwoorden op het gebied van digitaal archiveren en daarom heb
ik alle antwoorden ook gezien als stukjes van een puzzel. Sommige respondenten hadden vooral vragen
en anderen kwamen met goede suggesties en oplossingen. Beide aspecten heb ik gewaardeerd.
De verzending en opmaak van de vragenlijst heb ik geregeld via mijn werkgever die een abonnement
had op het programma QuestBack (www.questback.com).
De QuestBack-module bood me de gelegenheid om online een vragenlijst aan te bieden aan een deel
van de doelgroep. Ik heb de vragenlijst digitaal en in enkele gevallen op papier verzonden naar in totaal
191 personen. Deze personen behoorden tot de 141 geselecteerde kerkelijke gemeenten. Van sommige
gemeenten reageerde zowel de scriba als de archivaris, van andere gemeenten reageerde een van
beiden. Ook kwam het voor dat van een gemeente niemand reageerde.
Uiteindelijk ontving ik 104 reacties. Daarvan waren er 41 scriba, 40 archivaris en 23 hadden beide functies.
Van de 104 respondenten behoorden er 25 tot de CGK, 56 tot de GKv en 21 tot de NGK. 2 reacties kwamen
van een functionaris in een samenwerkingsgemeente CGK/NGK.
40% van de respondenten heeft in het dagelijks leven te maken (gehad) met archivering; zij hebben een
functie als archivaris (gehad) of een functie in de ambtelijke, secretariële sfeer. 90% van de functionarissen
gebruikt zijn eigen computer, slechts tien procent gebruikt voor kerkelijke zaken een kerk-pc.
De Richtlijnen zijn bij 40% van de scriba’s bekend en 16% gebruikt een eigen richtlijn. Van de archivarissen
kent 64% de richtlijn en gebruikt 16% een eigen richtlijn.
De meeste archivarissen hebben een taak voor het gehele werkveld in de kerk. Naast de scriba verzorgen ze
vaak het archief voor de beheerscommissie, verenigingen en soms ondersteunen ze de ledenadministratie.
5.2 Werkzaamheden archiefvormers
Van de scriba’s en archiefvormers die op mijn vragen reageerden heb ik een divers beeld gekregen van
het archiefwerk in plaatselijke kerken.
23% print alle digitale documenten uit en archiveert het geprinte document. Een grote groep maakt
onderscheid in papier of digitaal: de digitale archiefdocumenten worden altijd gearchiveerd.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed