Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

Hoofdstuk 6
Naar de praktijk
Verwerking van vragenlijstuitkomsten tot praktische aanbevelingen
In dit hoofdstuk formuleer ik praktische aanbevelingen voor het opzetten van een digitaal archief
of het omgaan met digitale archiefbescheiden. Ik ontleen mijn aanbevelingen aan bestudeerde
literatuur en suggesties uit het werkveld. Ik werk drie keuzes uit:
− het overzetten van digitale documenten naar papieren documenten door middel van
printen (paragraaf 6.1);
− het aanschaff en van een softwarepakket met archieff uncties (paragraaf 6.2 en 6.3);
− het werken met een tussenoplossing door – uitgaand van standaardsoftware – digitaal te
bewaren in zaakdossiers volgens een systematiek als het Archiefschema (paragraaf 6.4).
Daarnaast geef ik in paragraaf 6.5 aandacht aan enkele praktische zaken uit de reacties op de vragenlijst,
die ik in de Richtlijn of aanbevelingen aan het Archief- en Documentatiecentrum wil voorleggen.
6.1 Papieren aanpak behouden
Digitale oplossingen voor archivering, zoals hieronder omschreven, gaan uit van aanschaf van speciale
software, maar meer nog van een goede samenwerking tussen een digitaal onderlegde archiefvormer
en een digitaal onderlegde archiefbeheerder. In plaatsen waar de functie van scriba en archivaris in een
persoon samenvallen, is dat eenvoudiger dan op plaatsen waar twee functionarissen naast elkaar werken.
Ik ben overtuigd van de bereidwilligheid van beiden in dezen. Echter, de kwaliteiten van beide
personen op digitaal gebied zullen nog niet altijd op het gewenste niveau zijn voor het werken met
een speciaal softwarepakket. Scriba’s werken niet zonder computer, maar sommige archiefbeheerders
geven in de vragenlijst aan dat ze niet aan digitaal archiveren werken en dat ze dat ook niet zien
zitten. Andere archiefbeheerders blijken geen mailadres te hebben. 24% van de archiefvormers print
alle ontvangen documenten en slaat die op in het papieren archief. 10% digitaliseert juist alles. Van de
archiefbeheerders is slechts dertig procent bezig met archivering van digitale documenten.
In een situatie waar de archiefbeheerder weinig kan met digitale documenten is het niet wijs een
groot of klein digitaal archiefsysteem aan te schaff en. In deze gevallen is het advies om door te gaan
op de weg van archivering door substitutie van digitale documenten door analoge. Substitutie is het
reproduceren en vervangen van archiefdocumenten zodat de toegankelijke staat wordt bevorderd.
Er is sprake van waardering en selectie in een vroeg stadium: welke documenten dienen bewaard te
worden. Na deze keuze worden ze omgezet naar papier en wordt het digitale document verwijderd.
In een reactie op vragen die ik hem stelde, mailde Louis Godschalk, archiefmedewerker in het dagelijks
leven en kerkelijk archivaris in de GKv in Ermelo 1 :
,,Wat de digitale archivering betreft, voel ik mij een beetje in een spagaat zitten. Vanuit mijn opleiding en
werkervaring hecht ik erg aan papieren opberging en heb daar de grote voordelen van gezien. Met inzicht
in de opbergsystematiek kun je alles snel terugvinden en direct raadplegen. Ook slecht papier heeft een
lange levensduur en de houdbaarheid blijkt vaak honderd(en) jaar (jaren) te zijn. Dat moet van digitale
opslag nog bewezen worden, nog afgezien van de blijvende (of erger: niet blijvende) aanwezigheid van de
hardware en software om de gegevens te (re)produceren. Aan de andere kant ben ik ook meegegroeid met
de ontwikkelingen en zie ik ook de grote voordelen van digitale opslag, zoals toegankelijkheid via diverse
ingangen, het kunnen delen van de informatie zowel intern als extern via internet.’’
1 E-mailwisseling 21 maart 2008.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
33