Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

18
Hoofdstuk 4
Literatuuronderzoek naar digitalisering van
(kerkelijke) archiefdocumenten
In hoofdstuk 4 raak ik de kern van het onderzoeksonderwerp: het digitaal archiveren. Ik doe
een studie naar publicaties over digitale documenten en over digitaal archiveren. Daarbij houd
ik in beeld dat mijn onderzoek gericht is op een doelgroep van kerkelijk archiefvormers en
archiefbeheerders. Veel informatie die ingaat op digitaal archiveren is gericht op archiveren bij de
overheid en in ondernemingen en instellingen. Voor kerkelijke archieven zijn de budgetten minder
toereikend en is de omvang van de organisatie vaak veel minder groot.
4.1 Inleiding
Het papiervrije kantoor is een droom die jaren geleden al begon. Met de opkomst van de computer, de
ruime opslagmogelijkheden en de intrede van elektronische mail kwam die droom steeds dichterbij.
De droom zal wellicht nooit uitkomen, maar feit is dat de meeste Nederlanders bijna geen analoge
documenten meer produceren.
Op dit moment is er sprake van een groot papieren archief bij overheidsinstellingen, bedrijven en
particuliere instellingen en kerken, met daarnaast een toenemend aantal digitale documenten.
In deze hybride situatie zal eens een kentering komen doordat bedrijven aanbieden papieren
archieven te digitaliseren, maar deze ontwikkeling kost extra geld en brengt weer nieuwe vragen
mee: hoe moet er worden gedigitaliseerd en wat gebeurt er met de originele documenten, kan
alles wel worden gedigitaliseerd en willen we die inspanning wel aangaan? In dit hoofdstuk kijk
ik naar de mogelijkheden en gewenste methoden om om te gaan met digitale documenten en het
vormen van een digitaal archief. Daarnaast maak ik duidelijk welke mogelijkheden kleinere en
minder kapitaalkrachtige organisaties hebben om zaken digitaal te archiveren zonder complete
documentmanagementsystemen aan te schaff en.
4.2 Begrippen
Wat zijn digitale archiefdocumenten en wat moet je verstaan onder digitaal archiveren? Enkele van
de begrippen die voor het verstaan van dit hoofdstuk belangrijk zijn, licht ik hier uit. Voor de overige
begrippen verwijs ik naar een begrippenlijst in hoofdstuk 11.
Archief is in het archievenveld een begrip dat verwijst naar ordening en beheer van procesgebonden
informatie. Horsman noemt dat onder andere zo in zijn Archiveren. Een inleiding. Het betekent dat niet
alle informatie valt onder de term archief, maar slechts die ,,informatie die ontstaat in werkprocessen,
daarin wordt gebruikt en bewaard om opnieuw een rol te spelen in diezelfde werkprocessen of
in andere processen die daarmee verband houden.’’ Archiveren is daarbij het zodanig ordenen en
beheren van de informatie dat ze eenvoudig toegankelijk kan worden gemaakt. Horsman noemt
archiveren ook wel orde scheppen of informatie onder controle hebben. Die ordening is nodig om de
functie van terugvinden van informatie te kunnen waarborgen.
In de archiefwereld is de term archiefdocument gangbaar voor documenten die in een (werk)proces
tot doel hebben informatie over te brengen en vast te leggen, al adviseert de Archiefterminologie
voor Nederland en Vlaanderen eerder het gebruik van het woord archiefstuk en het synoniem
archiefbescheiden. Een archiefdocument of archiefstuk is volgens dit standaardwerk ,,een document
dat, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen
of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed