Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

De drie kerkverbanden die ik in mijn onderzoek heb benaderd en waarvoor ik in mijn onderzoek
adviezen geef, zijn alle georganiseerd volgens het presbyteriaal-synodale stelsel, al is de functie van
meerdere vergaderingen bij de Nederlands Gereformeerde Kerken iets anders dan bij de andere
twee kerken.
In alle drie de door mij benaderde kerken zijn de plaatselijke kerken dus zelfstandig. Voor de
archiefvorming blijkt dat uit het feit dat er geen hiërarchische opzet is gemaakt voor plaatselijke
kerken door synodevergaderingen, zoals wel gebeurd is in de Rooms-Katholieke Kerk.
Elke kerk is verantwoordelijk voor zijn archief. Daarnaast zijn de meerdere vergaderingen alle
archiefvormend en is daarvoor een archiefbeheerder aangewezen.
2.4 Archiefvormers in de kerken
Het Archief- en Documentatiecentrum adviseert plaatselijke kerken en kerkelijke vergaderingen
bij archivering. In de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en
archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten worden met name de scriba en de archivaris aangesproken,
maar daarnaast ook de ledenadministrateur, penningmeester, secretaris van de diaconie en
secretarissen van commissies en verenigingen. In deze paragraaf bezie ik kort de meest voorkomende
kerkelijke functies en archiefvormers.
Kerkenraad
De kerkenraad is eindverantwoordelijke in de plaatselijke gemeenten. Veelal is er een scriba
of secretaris die vaak wel en soms niet deel uitmaakt van de kerkenraad. De scriba verzorgt de
correspondentie en is in de praktijk de functionaris die het meest betrokken is op het archief van de
kerkenraad. Soms worden de notulen door een aparte notulist gemaakt en door de scriba opgeslagen.
De scriba verzorgt – veelal thuis – een lopend archief van de correspondentie en verslagen van de
afgelopen jaren. Na verloop van tijd wordt het archief overgebracht naar de archiefbeheerder.
Diaconie
De diakenen organiseren namens de kerk een deel van de zorg voor zwakken in de kerkelijke
gemeente en daarbuiten. De diaconie heeft in de plaatselijke gemeenten een eigen plaats, maar valt
onder de verantwoordelijkheid van de kerkenraad. Gewoonlijk is een van de diakenen secretaris. Hij
legt een archief aan van de correspondentie en notulen.
Commissies
De kerkenraad delegeert vaak taken aan commissies (evangelisatiecommissie, zendingscommissie,
commissie van beheerszaken). Deze commissies vormen op dezelfde wijze als hierboven beschreven
een eigen archief.
Financiële zaken
Een penningmeester en boekhouder vormen ook een archief. In hun situatie is het belangrijk dat ze in
de gaten houden dat het wettelijk verplicht is om bepaalde informatie te bewaren. Hierop kom ik in
het volgende hoofdstuk terug, bij paragraaf 3.3.
Ledenadministratie
Ledenadministrateurs en kerkelijke bureaus houden de persoonsinformatie van kerkleden bij. Voor
hen is het belangrijk dat ze de persoonsgegevens beheren binnen de wettelijke regels van onder meer
de Wet bescherming persoonsgegevens (2001), waarop ik ook terugkom in hoofdstuk 3.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
11