Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

3.4 Kerkelijke archieven overdragen aan archiefbewaarplaatsen
Kerkelijke archieven vallen onder particuliere archieven. Voor dit soort archieven zijn geen
verplichtingen geregeld over de openbaarheid. Als een kerk besluit zijn archieven in bewaring te
geven aan een archiefbewaarplaats (bijvoorbeeld het gemeentearchief), zal zij bij de overdracht een
regeling vaststellen over de beperking van de openbaarheid. In een akte wordt vastgelegd wie er
beslist over openbaarheid en inzage van het archief. Dit valt niet direct onder wet- en regelgeving;
het is echter wel relevant in het nemen van besluiten op het gebied van overbrenging van kerkelijke
archieven.
In de Richtlijnen 1 die in 1997 zijn vastgesteld (en die te vinden zijn op de website van het Archief- en
Documentatiecentrum – www.adckampen.nl – onder de link archiefbeheer) is in hoofdstuk 4 e
en Kerkelijk Archiefbesluit opgenomen dat regels noemt voor het opnemen en bewaren van
(semi-)kerkelijke archieven door archiefdiensten van de overheid.
3.5 Digitaal archief en ondertekening
Documenten zijn vaak ondertekend. In kerkelijke archieven zegt een ondertekening vaak iets over de
opsteller van het bericht en kan een getypte naam volstaan. Juridisch gezien is de digitale versie van
een brief (zonder handtekening) niet gelijk aan de papieren versie met een handtekening. Er wordt
in de IT-wereld hard gewerkt aan digitale handtekeningen en de Wet Elektronische Handtekeningen
(Wet EH) biedt de mogelijkheid om elektronisch te ondertekenen zodat men geen gebruik meer
hoeft te maken van papieren dragers. De Wet EH geeft aan wat een elektronische handtekening
is, welke soorten er zijn en waar deze aan moeten voldoen om bepaalde waarborgen te bieden.
De elektronische handtekening wordt echter nog bijna of niet gebruikt in de communicatie met
kerkgenootschappen en hun archiefvormers.
3.6 Conclusie
Plaatselijke kerken moeten bewust omgaan met bepalingen in de Wet bescherming persoonsgegevens.
Ten aanzien van opslaan en informeren uit de ledenadministratie zijn te eerbiedigen regels opgesteld.
Voor dit onderzoek is het verder relevant of een digitale handtekening rechtskracht heeft. De status
van een digitale handtekening is iets dat in de toekomst goed gevolgd moet worden door het ADC,
zodat hierover een suggestie in de richtlijn kan worden opgenomen.
Het onderzoek naar wetgeving die plaatselijke kerken moeten volgen als ze digitaal archiveren, heeft
geen echt nieuwe gezichtspunten opgeleverd ten aanzien van het vertrouwdere archiveren van
papieren archiefdocumenten. In de Richtlijn zal op dit terrein niets concreets opgenomen worden.
1 Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten,
Uitgave van de Commissie tot registratie van protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven, Den
Haag 1997, hoofdstuk 4..
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
17