2. Modelverklaring van vernietiging van archiefstukk<strong>en</strong> Hed<strong>en</strong>, d.d. …………………… heeft ondergetek<strong>en</strong>de, archiefbeheerder van …………………, na te zijn gemachtigd door het daartoe bevoegde orgaan, de op bijgevoegde lijst vermelde stukk<strong>en</strong> vernietigd. Plaats ………………………………………………… Datum …………... De archiefbeheerder …………………………………………………………. <strong>Digitaal</strong> <strong>archiver<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> <strong>kerkelijke</strong> archiev<strong>en</strong> – Afstudeerscriptie Mari<strong>en</strong> Geelhoed 77
3. Schema voor de indeling van e<strong>en</strong> voorlopige inv<strong>en</strong>taris. E<strong>en</strong> archief van welke instelling dan ook ontstaat niet pas jar<strong>en</strong> na de datum van de stukk<strong>en</strong> waaruit het is sam<strong>en</strong>gesteld, maar het groeit onder de hand<strong>en</strong> van de functionaris van het orgaan, die de stukk<strong>en</strong> ambtshalve ontvangt of opmaakt met de bedoeling ze te bewar<strong>en</strong>. Hij/zij vormt het archief. Om de stukk<strong>en</strong> later te kunn<strong>en</strong> terugvind<strong>en</strong> t<strong>en</strong> einde ze te raadpleg<strong>en</strong> of als bewijs over te legg<strong>en</strong>, is e<strong>en</strong> zekere ord<strong>en</strong>ing noodzakelijk. Door de grote onderlinge verscheid<strong>en</strong>heid van de organ<strong>en</strong> is het niet mogelijk e<strong>en</strong> gedetailleerd ord<strong>en</strong>ingsschema op te stell<strong>en</strong>. Daarom is gekoz<strong>en</strong> voor meer of minder algem<strong>en</strong>e richtlijn<strong>en</strong>. Niet in alle geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> alle rubriek<strong>en</strong> voor. Andere rubriek<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> daar<strong>en</strong>teg<strong>en</strong> toegevoegd, uitgebreid of gesplitst moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Vrijwel altijd is het mogelijk twee hoofdafdeling<strong>en</strong> te onderscheid<strong>en</strong>: I. stukk<strong>en</strong> van algem<strong>en</strong>e aard <strong>en</strong> II. Stukk<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de bijzondere onderwerp<strong>en</strong>. Deze verdeling di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong> gehanteerd voor het archief van elk afzonderlijk orgaan. Zij kunn<strong>en</strong> als volgt word<strong>en</strong> onderverdeeld: I. STUKKEN VAN ALGEMENE AARD A. Stukk<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de vergadering<strong>en</strong> 1. Notul<strong>en</strong> van led<strong>en</strong>vergadering<strong>en</strong> 2. Notul<strong>en</strong> van het bestuur (kerk<strong>en</strong>raad, classis) 3. Ag<strong>en</strong>da’s <strong>en</strong> convocaties van de vergadering<strong>en</strong> 4. Pres<strong>en</strong>tielijst<strong>en</strong> (alle<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> aanwezig) B. Correspond<strong>en</strong>tie 1. Chronologisch gerangschikt 2. Indi<strong>en</strong> correspond<strong>en</strong>tie systematisch wordt gerangschikt betreft dit bijzondere onderwerp<strong>en</strong> C. Algem<strong>en</strong>e verslag<strong>en</strong> <strong>en</strong> overzicht<strong>en</strong>, zoals jaarverslag<strong>en</strong>, statistiek<strong>en</strong>, grafiek<strong>en</strong> e.d. van het eig<strong>en</strong> orgaan D. Oude archiefinv<strong>en</strong>tariss<strong>en</strong> <strong>en</strong> concordanties II. STUKKEN BETREFFENDE BIJZONDERE ONDERWERPEN A. Oprichting, opheffing of sam<strong>en</strong>voeging van de instelling B. Territoir van de instelling C. Reglem<strong>en</strong>tering D. Led<strong>en</strong>registratie (doop, belijd<strong>en</strong>is, attestaties, huwelijk, overlijd<strong>en</strong>, kinder<strong>en</strong>, adress<strong>en</strong> etc.) E. Kerk<strong>en</strong>raad of ander college <strong>en</strong> zijn led<strong>en</strong> F. Beroepings- <strong>en</strong> andere commissies (voor zover niet vall<strong>en</strong>de onder H, J of K) G. Functionariss<strong>en</strong> voor zover ge<strong>en</strong> bestuurders (predikant, koster, organist <strong>en</strong> ander personeel) H. Geme<strong>en</strong>telev<strong>en</strong> 1. Activiteit<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te of het ressort (kerkdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong>, pastoraal werk, kring<strong>en</strong>, zondagsschool, redactie van het geme<strong>en</strong>teblad, <strong>en</strong>z.) 2. Activiteit<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te of het ressort (sam<strong>en</strong>werkingsverband<strong>en</strong> met andere instelling<strong>en</strong>, contact<strong>en</strong> met andere instelling<strong>en</strong>, in of buit<strong>en</strong> het kerkg<strong>en</strong>ootschap) I. Diaconale <strong>en</strong> sociale zorg (voor zover deze stukk<strong>en</strong> niet behor<strong>en</strong> tot het archief van de diaconie) J. Bezitting<strong>en</strong> <strong>en</strong> financiën van de geme<strong>en</strong>te of andere instelling 1. Algeme<strong>en</strong> (overzicht<strong>en</strong>, poliss<strong>en</strong>, verwerving onder algem<strong>en</strong>e titel) 2. Onroer<strong>en</strong>de goeder<strong>en</strong> 3. Inzake de financiën 4. Financiële administratie III. GEDEPONEERDE ARCHIEVEN (bijvoorbeeld commissies, vergadering<strong>en</strong> etc.) IV. DOCUMENTATIE (mededeling<strong>en</strong>blad, jaarboekje of herd<strong>en</strong>kingsuitgave van de eig<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te, foto’s etc.) Voorbeeld van e<strong>en</strong> voorlopige inv<strong>en</strong>taris 78 <strong>Digitaal</strong> <strong>archiver<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> <strong>kerkelijke</strong> archiev<strong>en</strong> – Afstudeerscriptie Mari<strong>en</strong> Geelhoed
Change language