Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

de voorvechters van digitale bewaring tijdens de afgelopen tien jaar zijn de meeste problemen en risico’s
die zich bij migratie voordoen inmiddels in kaart gebracht. Er hoeven voor deze problemen nu alleen nog
oplossingen te worden gezocht. Veel archiefi nstellingen doen actief onderzoek naar digitale bewaring,
zetten migratiestrategieën op en geven richtlijnen uit voor het bewaren van digitale objecten. Onderzoek
van de huidige literatuur maakt duidelijk dat, indien er een juiste risicovaststelling plaatsvindt, migratie
wordt beschouwd als een adequate bewaringsmethode voor de meeste bestandssoorten.’’
Vragen over de integriteit van het digitale archiefstuk blijven echter bestaan.
,,Het is ook mogelijk dat de software die wordt gebruikt voor het lezen van het nieuwe
gegevensformaat (na de migratie) tot een verandering leidt. Het Testbed Digitale Bewaring gaat
onderzoeken welke gevolgen specifi eke migraties en migratiecycli hebben voor de authenticiteit van
overheidsbestanden.’’
De minister van OCW heeft in de Staatscourant van 30 januari 2008 1 een beleidsregel gepubliceerd
over het verlenen van een machtiging voor het routinematig digitaliseren van archiefbescheiden.
Deze beleidsregel geeft ruimte voor het digitaliseren op grote schaal zonder te veel accent te leggen op
het aantonen van authenticiteit.
4.7 Digitale documenten en kerkelijke archieven
Aan het einde van dit hoofdstuk probeer ik de systeemoplossingen voor digitaal archiveren te
koppelen aan mijn onderzoeksveld: de kerkelijke archieven van enkele kleinere kerkgenootschappen.
In de wereld van de kerkelijke archieven passen andere toepassingen dan in het bedrijfsleven. Grote
documentmanagementsystemen zullen niet gauw worden aangeschaft in kleinere plaatselijke
gemeenten. Aan de andere kant is het duidelijk dat veel archiefvormers en archiefbeheerders worstelen
met de wens om e-mailverkeer goed gedigitaliseerd te archiveren. Vaak is het bewaren van documenten
niet het grote probleem, maar wel de onderlinge relatie tussen documenten. Na de bestudering van de
knelpunten die scriba’s en archivarissen genoemd hebben, zal ik zoeken naar de juiste aanbevelingen
zodat voor archiefvormers en -beheerders oplossingen binnen hun handbereik komen.
Doordat kerkelijke archieven gewoonlijk geen gebruik zullen maken van goed uitgewerkte
documentmanagementsystemen, moet worden nagedacht over de opslag van de informatie, de
bestandsformaten en de software. In hoofdstuk 5 confronteer ik mezelf met de huidige werkwijze en
knelpunten die er uit de vragenlijst naar boven zijn gekomen. In de aanbevelingen laat ik me leiden
door de initiatieven die door Testbed, eDAVID en Digidiva zijn genomen en verder ontwikkeld.
4.8 Kosten
Het kostenverhaal ten aanzien van digitaal archiveren is een zijstap in mijn literatuuronderzoek.
Digitale archivering zou op termijn kosten besparen. Dat lees je bij elke fi rma die softwarepakketten
aanbiedt waarmee archivering geregeld kan worden. Voor een deel is dat een terechte opmerking. Het
zoeken naar documenten en het zoeken naar verbanden tussen dossiers is eenvoudiger in een digitaal
systeem en dat bespaart tijd.
In Archievenblad (februari 2008) schrijft Charles Jeurgens in een artikel met de titel
Gewaardeerd verleden: bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven over een
onderzoek van de Commissie Waardering en Selectie.
,,De Commissie heeft geprobeerd de kosten die gemoeid zijn met het lange termijnbeheer van digitale
archieven en het toegankelijk houden van digitale informatie te vergelijken met kosten hiervan in
een analoge omgeving en zij stelde vast dat een goed kostenmodel ontbreekt om goed onderbouwde
uitspraken te kunnen doen over de kosten die samenhangen met bewaring op de lange termijn. Echter,
1 Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, Staatscourant nr. 21, 30 januari 2008
28
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed