Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

archiveren. Vooral de website van eDAVID biedt over veel deelonderwerpen adequate informatie waar
u als archiefvormer en archiefbeheerder kennis van zou moeten nemen. De website van ADC (www.
adckampen.nl) biedt u nog meer en actuelere internetbronnen.
Tips om te lezen (op deze sites staan verschillende zeer interessante links):
1. www.digitaleduurzaamheid.nl
2. www.edavid.be
3. www.digidiva.nl
4. www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/introductie/
Verder is het uiteraard handig om naar concrete onderwerpen op internet te zoeken en is het
belangrijk om de website van het ADC regelmatig te bezoeken
Richtlijn hoofdstuk 4.2 Afspraken over werkwijze: mappenstructuur, overdracht, naamgeving
Wij pleiten voor het gebruik van een ‘zakelijke’ computer voor zowel de archiefvormer als de
archiefbeheerder, waarop kerkelijke correspondentie respectievelijk kerkelijke archivering plaatsvindt.
In dit advies voor digitale archivering wordt uitgegaan van een opzet binnen een Microsoftomgeving.
Als kerken kiezen voor de aanschaf van een (klein) archiefsysteem omdat ze daarvoor
de professionaliteit, de fi nanciële mogelijkheden en de kennis in huis hebben, dan is dat uiteraard
een goede optie. Gezien de fi nanciële ruimte van veel kerken en de mate van digitale kennis die
veel archiefvormers en archiefbeheerders hebben, adviseren we een aanpak die dichter staat bij de
kantooromgeving die velen goed kennen.
Ons advies ten aanzien van digitale documenten is als volgt:
1. De archiefvormer en archiefbeheerder kiezen samen een indeling op basis van zaakdossiers.
Deze indeling kan het beste aansluiten op een indeling zoals in het verleden is gehanteerd voor
het papieren archief. Veel archieven zijn geordend op basis van een Archiefschema, verstrekt
door het Archief- en Documentatiecentrum. Op de website van het ADC is dit schema te
downloaden.
2. De archiefvormer richt met behulp van Windows Verkenner zijn
harde schijf in – per kalenderjaar – volgens de genoemde indeling
in zaakdossiers.
Per jaar staan dus gelijke dossiermappen op de harde schijf,
volgens bijgaand voorbeeld (waarbij de namen van de mappen
fi ctief zijn en niet volgens het Archiefschema):
3. De archiefbeheerder richt de pc die bedoeld is voor
digitale archivering op exact dezelfde wijze in.
4 De archiefvormer slaat de documenten die digitaal gearchiveerd moeten worden op in de
zaakmappen en zorgt ervoor dat de documenten in XML of PDF zijn opgeslagen. Hij geeft
daarbij aandacht aan de naam van de documenten. Bij voorkeur is de naamgeving van
documenten zo gestandaardiseerd en zo duidelijk dat bekend is wat de inhoud van een
document is puur op basis van de naamgeving. Verslagen kunnen bijvoorbeeld het beste
genoemd worden volgens de volgende systematiek: JJJJMMDD NOT KRB, waarbij de laatste
twee delen staan voor notulen kerkenraad breed en het eerste voor de datum van die notulen.
De archiefvormer moet erop letten dat documenten niet zijn beveiligd door een (later niet
meer te achterhalen) wachtwoord. Ook is het van belang om te onderzoeken of de datum van
een document een hard gegeven is en niet een via de Microsoft Word-applicatie gegenereerde
invoegdatum. Deze laatste verandert als je het document weer opent en is niet gefi xeerd.
44
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed