Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

gescheiden functies zijn, pleit ik voor vaste overdrachtsmomenten, periodiek vastgesteld (bijvoorbeeld
per kwartaal, maand of jaar, afhankelijk van de grootte van de werkstroom).
Ook moeten er afspraken komen over het vernietigen van stukken bij de scriba. Het zou goed kunnen
functioneren als hij de stukken van de laatste twee jaar als een werkvoorraad paraat heeft en de
stukken van daarvoor – na overdracht aan de archivaris en door deze goed geback-upt – verwijdert uit
zijn systeem. Hoeveel jaren werkvoorraad de scriba aanhoudt, moet dan ook onderdeel zijn van het
werkoverleg. Voor elke gemeente kan dat anders zijn.
Onderdeel van het overleg is ook waardering, selectie en vernietiging van digitale archiefdocumenten. Het
verleidelijke van digitale opslag is dat het weinig ruimte kost. Om het toegankelijk houden van het digitale
archief te waarborgen, pleit ik voor een serieuze opslagkeuze (waardering en selectie) aan de bron – dat
wil zeggen bij de archiefvormer.
Een erg belangrijk onderdeel van het overleg is de strategische overweging. Verantwoordelijken moeten
op de agenda plaatsen dat ze nadenken over de bestaande procedure, over de technische ontwikkelingen
in het archievenveld en de softwareontwikkelingen. Daarbij kan het lijstje uit een folder van eDAVID,
hieronder, als leidraad dienen, maar elke organisatie en gemeente moet zijn eigen aspecten benoemen:
,,Digitaal archiveren op lange termijn is een proces van continue kwaliteitszorg. Houd bij het uittekenen
van je bewaarstrategie ondermeer rekening met volgende elementen:
1. start met de keuze van een geschikte drager voor bewaring op lange termijn.
2. gebruik een standaard bestandssysteem.
3. zorg voor veiligheidskopieën voor het geval er toch iets misloopt.
4. voorzie regelmatig kwaliteitscontroles:
– dragers van digitale informatie (harde schijven, dvd’s, cd’s, enz.) zijn kwetsbaar. Het materiaal zal
degenereren en gegevens kunnen niet meer foutloos worden ingelezen.
– ook op het niveau van de bits en bytes kunnen fouten ontstaan. Zorg daarom voor systematische
controles op beide niveaus om na te gaan of de informatie nog intact is, indien niet kan de
informatie dankzij de veiligheidskopieën teruggeplaatst worden.
5. volg de technologische ontwikkelingen continu op, na verloop van tijd:
– zullen migraties naar nieuwe geschikte bestandsformaten nodig zijn.
– komen er misschien nieuwe, meer geschikte dragers op de markt.’’
Ik adviseer kerkenraden om voor de technische (on)mogelijkheden van back-ups en dragers, digitaliseren
en eventueel aanschaf van een softwarepakket te zoeken naar deskundigen in de gemeente die de scriba
en archiefbeheerder kunnen adviseren op hun niveau. Tegelijkertijd moet men ervoor waken om een
puur technische oplossing te kiezen die niet past bij de kwaliteiten van de functionarissen. Uiteraard is
er een grens aan de kennis die archiefvormers en archivarissen moeten vergaren. Het zou mooi zijn als
de website van het ADC de technische mogelijkheden en oplossingen in het archievenveld toont of een
forum aanbiedt waaruit oplossingen kunnen worden afgelezen.
6.6 Conclusie
Mijn conclusie aan het einde van dit hoofdstuk is dat ik aansluit bij veel onderzoek als ik het advies
uitbreng om archivarissen digitaal te laten archiveren in de lijn van en aansluitend bij het door
velen van hen gehanteerde Archiefschema van het ADC en in te zetten op een technische oplossing
die weinig investering in softwarepakketten en menselijke kennis behoeft. Door aan te sluiten bij
‘standaard’software is de slagingskans groter en kan er doorgewerkt worden naar een situatie waarin
recordsmanagement applicaties, hoe klein ook, een rol gaan spelen. Tegelijk adviseer ik het ADC om
na te denken over een centraal geplaatste RMA waarmee er veel samengewerkt kan worden tussen
gemeenten en ADC en waarbij de investeringen minder groot zullen zijn dan wanneer elke gemeente
zelf een systeem aanschaft. Ik stel het ADC voor om ook zelf daadwerkelijk onderzoek te doen naar
softwarepakketten voor archivering.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed
41